Granskning av skydd mot korruption och oegentligheter

Innehållsförteckning

Sammanfattning

Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Skara kommun fått uppdraget att genomföra en granskning avseende skydd mot korruption och oegentligheter.

Revisionsfråga

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen och berörda nämnder har ett ändamålsenligt förebyggande arbete mot mutor och korruption.

Svar på revisionsfråga

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunstyrelsen och berörda nämnder till viss del har ett ändamålsenligt förebyggande arbete mot mutor och korruption.

Iakttagelser

• Kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har tagit hänsyn till risk för mutor och jäv i internkontrollplan för år 2023. Utöver kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har däremot ingen annan nämnd inkluderat risk för mutor och korruption i sin internkontrollplan för år 2023.

• Det noteras att kommunstyrelsen i sin internkontrollplan för år 2021 och 2022 planerade åtgärder för att minska risken för mutor och jäv. Trots genomförda åtgärder år 2021 och 2022 har inte sannolikheten för att risken inträffar minskats för år 2023. Detta fungerar som en möjlig indikation på att de identifierade kontrollmomenten inte i tillräcklig utsträckning bidrar till att minska risken för mutor och jäv.

• Korruption som begrepp definieras inte i kommunens riktlinjer. Vidare noteras det även att riktlinjen avseende mutor som anses vara kommunens ledande styrdokument avseende det förebyggande arbetet mot korruption och oegentligheter enbart ger förslag på hur man ska undvika mutbrott. Begreppet "korruption" innefattar inte bara mutor, utan även andra handlingar av personer i förtroendepositioner som kan underminera förtroendet för en verksamhet (t.ex. trolöshet, förskingring samt vänskapskorruption). För flertalet av riktlinjerna uppmärksammas det dessutom att dess giltighetstid har passerat.

• I de utförda intervjuerna har det framkommit att det allmänna svaret när det gäller uppföljning avseende hur väl riktlinjerna efterlevs är att detta inte genomförs i betydande omfattning inom kommunen. Förutom inom ramen för den interna kontrollen, där samtliga nämnder inte har identifierat kontrollmoment avseende mutor, korruption och oegentligheter, förekommer ingen systematisk uppföljning bland medarbetarna för att verifiera om de har bekantat sig med riktlinjerna.

• Av utförda intervjuer uppmärksammas det att kommunens chefsjurist i samband med ny mandatperiod håller i en utbildning för de förtroendevalda. På denna utbildning tas bland annat risker för mutor och jäv upp. Av utförd granskning uppmärksammas det däremot att det i Skara kommun finns en brist på regelbundna utbildningsinsatser specifikt kopplade till korruption och oegentligheter för samtliga av kommunens anställda.

Rekommendationer

Vi rekommenderar kommunstyrelsen följande:

• att säkerställa att risken för jäv, mutor och korruption beaktas i nämndernas riskanalyser och den interna kontrollplanen samt att dessa risker är verksamhetsspecifika.
• att genomföra en granskning av den nuvarande internkontrollplanen för att identifiera eventuella brister eller områden där den kan förstärkas med avseende på det förebyggande arbetet mot korruption och oegentligheter. Det kan innebära att lägga till ytterligare kontroller eller stärka befintliga för att öka ändamålsenligheten.
• att utveckla befintliga styrdokument inom området såsom "Riktlinje avseende mutor för Skara kommun" och "Riktlinjer för inköp och upphandling i Skara kommun" ytterligare i syfte att nå ett ändamålsenligt innehåll (se avsnitt 2.2 för mer detaljer). Vidare rekommenderas en översy11 av äldre styrdokument såsom "Anvisning för hantering av fölfrågningar till Skara kommun avseende stöd till arrangemangw.
• att genomföra en regelbunden övervakning av hur väl styrdokument efterlevs genom att exempel;vis integrera det i de interna kontroll'planema. Ett alternativt tillvägagångssätt kan vara att genomföra årliga enkäter för att utvärdera kunskapsnivån hos förtroendevalda, chefer och medarbetare inom områdena mutor och korruption.
• att upprätta en kommunikationsplan som tydliggör för ansvariga chefer hur informationstilldelning till anställda om visselblåsning ska gå, Det bör framgå av kommunikationspl1anen hur frekvent informationen ska upprepas samt säkerställa att informationen ges vid nyanställning.
• att öka inslaget av kontinuerliga tbildningsinsatser till förtroendevalda politiker, medarbetare och chefer kring mutor, jäv och korruption samt om kommunens visselblåsarfunktion.

1. Inledning

Bakgrund

Ett antal avslöjanden avseende oegentligheter inom den offentliga sektorn har inneburit en ökad uppmärksamhet på risken för oegentligheter inom offentlig sektor. Offentliga verksamheter arbetar på uppdrag av medborgarna. För att upprätthålla allmänhetens förtroende är det väsentligt att det finns ett tillräckligt och effektivt skydd som motverkar förekomsten av korruption och oegentligheter. Detta gäller särskilt oegentligheter i form av mutor och korruption där medarbetare eller förtroendevalda missbrukat sin förtroendeställning vilka, oavsett den ekonomiska skadan, typiskt sett kan medföra stora förtroendeskador och ifrågasättande av verksamheten.

Med anledning av detta har revisorerna i Skara kommun funnit det angeläget att granska kommunstyrelsens och nämndernas förebyggande arbete/skydd mot korruption och oegentligheter.

Syfte och avgränsning

Granskningens syfte är att bedöma om kommunstyrelsen och berörda nämnder har ett ändamålsenligt förebyggande arbete mot mutor och korruption. Denna granskning inriktar sig på skyddet mot korruption och oegentligheter inom kommunen samt vilket regelverk och uppföljningssystem som finns på plats. Det inkluderar inte utredning av ev. oegentligheter som inträffat inom kommunen. Det omfattar heller inte händelser som sker på arbetsplatsen som tex olämpligt beteende.

Objektivitetskravet i den offentliga förvaltningen är väldigt tydligt i svensk lagstiftning; verksamheten ska bedrivas sakligt och opartiskt, det vill säga utan någon som helst hänsyn till personliga intressen.

Begreppet "oegentligheter" är mycket brett och kan omfatta diverse sakfrågor. Denna granskning tar sikte på oegentligheter i form av mutor och korruption (t.ex. trolöshet och förskingring). Begreppet "korruption" innefattar följaktligen inte bara mutor, utan även andra handlingar av personer i förtroendepositioner som kan underminera förtroendet för en verksamhet. Detta inkluderar fenomen som vänskapskorruption och handlingar som ifrågasätter saklighet och opartiskhet. Dock omfattas inte oegentligheter utförda av externa personer mot kommunen eller oegentligheter som trakasserier eller olämpligt beteende utanför arbetsplatsen.

Granskningen är kommunövergripande avseende styrning och uppföljning, men avgränsas till kommunstyrelsens arbete med dessa frågor (med undantag för granskning av riskanalyser och interna kontrollplaner).

Revisionsfråga

Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen och berörda nämnder har ett ändamålsenligt förebyggande arbete mot mutor och korruption.

Underliggande frågeställningar

• Är området mutor och korruption beaktat i styrelsens och berörda nämnders riskanalys och interna kontrollplaner?
• Finns det adekvata riktlinjer för att förebygga att händelser uppstår pga. okunskap om regler och riktlinjer för offentlig verksamhet (tex upphandling, bisysslor, jäv, ärendeberedning etc.). Har riktlinjerna ett ändamålsenligt innehåll?

• Genomförs uppföljningar i tillräcklig grad avseende hur väl riktlinjer efterlevs?
• Finns det tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för att lämna information om händelser som kan behöva utredas, tex visselblåsarfunktion?
• Uppfyller kommunens visselblåsarfunktion kraven i den nya visselblåsarlagen, lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden?

• Får tjänstepersoner, politiker m.fl. tillräcklig utbildning och information kring de regelverk som gäller i den kommunala organisationen och då särskilt rörande risker för korruption och oegentligheter?

Metod och granskningsinriktning

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt genom intervjuer med följande befattningshavare:

• Kommundirektör

• Kommunstyrelseordföranden

• HR-chef

• Chefsjurist

Granskningen har delats in i följande sju faser:

• Planering av intervjuer.

• Samla fakta/underlag genom intervjuer och dokumentgranskning.

• Genomgång, sammanställning och analys av insamlat material. Vid behov komplettering med mer material.
• Framtagning av viktiga iakttagelser och rekommendationer samt svar på revisionsfråga.

• Rapportskrivning sakavstämning.

• Presentation av granskning till revisorer.
• Godkänd rapport skickas till berörda nämnder & revisorer.

Revisionskriterier

I denna granskning utgörs revisionskriterierna huvudsakligen av kommunallagen, interna riktlinjer, policys och beslut.

Kvalitetssäkring

Kvalitetssäkring har skett genom Deloittes interna kvalitetssäkringssystem. Rapporten har även kvalitetssäkrats av de intervjuade personerna.

2. Granskningsresultat

Utifrån genomförda intervjuer och granskat material har en övergripande beskrivning av skydd mot korruption och oegentligheter i Skara kommun gjorts nedan. De iakttagelser som framkommit till följd av intervjuer och dokumentstudier redogörs under den rubrik som ansetts mest lämplig.

2.1 Är området mutor och korruption beaktat i styrelsens och berörda nämnders riskanalys och interna kontrollplaner?

I Skara kommuns reglemente för intern kontroll (beslutad av kommunfullmäktige 2022-02- 28) förtydligas det att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för planering och uppföljning av den interna kontrollen. Kommundirektör svarar för att minst årligen skriftligen rapportera till kommunstyrelsen och ge en samlad bedömning om hur internkontrollen fungerar inom kommunen. Nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Vidare finns det dessutom en kvalitetsgrupp som har i uppgift att utifrån COSO-modellen årligen utvärdera kommunens intern kontroll och komma med rekommendationer på förbättringar.

I Skara kommun upprättas årligen en internkontrollplan av kommunstyrelsen och nämnderna. I internkontrollplanen presenteras en risk- och väsentlighetsanalys som är framtagen enligt en gemensam modell. Risk- och väsentlighetsanalysen identifierar verksamheternas viktigaste processer/rutiner och vilka risker som finns kopplat till dessa processer. Vidare bedöms sannolikheten för att dessa risker förverkligas samt även graden av konsekvenser som skulle åstadkommas ifall identifierade risker förverkligas (detta på en skala från 1-6). Utöver en risk- och väsentlighetsanalys presenteras även en granskningsplan i internkontrollplanen som presenterar vilka processer och rutiner som är av sådan karaktär att de ska granskas under året.

Bilaga 1 nedan visar om och hur kommunstyrelsen och respektive nämnd har tagit hänsyn till mutor och korruption i sina riskanalyser och internkontrollplaner för år 2023.

Bedömning

Vår samlade bedömning är att området mutor och korruption till viss del beaktas i styrelsens och berörda nämnders riskanalys och interna kontrollplaner.

Vår bedömning baseras på nedanstående iakttagelser och slutsatser:

Kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har tagit hänsyn till risk för mutor och jäv i internkontrollplan för år 2023, dock är det bara kommunstyrelsen som har med risk för mutor och jäv i sin risk- och väsentlighetsanalys. Utöver kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har ingen annan nämnd inkluderat risk för mutor och jäv i sin internkontrollplan för år 2023. Med utgångspunkt i de ovan nämnda rekommenderar vi kommunstyrelsen att säkerställa att risken för jäv, mutor och korruption beaktas i nämndernas riskanalyser och den interna kontrollplanen samt att dessa risker är verksamhetsspecifika.

Utöver det tidigare nämnda noteras det att kommunstyrelsen i sin internkontrollplan för år 2021 och 2022 planerade åtgärder för att minska risken för mutor och jäv. Trots genomförda åtgärder år 2021 och 2022 har inte sannolikheten för att risken inträffar minskats för år 2023. Detta fungerar som en möjlig indikation på att de identifierade kontrollmomenten inte i tillräcklig utsträckning bidrar till att minska risken för mutor och jäv. Med utgångspunkt i de ovan nämnda rekommenderar vi kommunstyrelsen att genomföra en granskning av den nuvarande internkontrollplanen för att identifiera eventuella brister eller områden där den kan förstärkas med avseende på det förebyggande arbetet mot korruption och oegentligheter. Det kan innebära att lägga till ytterligare kontroller eller stärka befintliga för att öka ändamålsenligheten.

Vidare noteras det att risken som identifieras i kommunens internkontrollplaner avseende mutor och korruption är "att anställda inom kommunen tar emot muta". Begreppet "korruption" innefattar inte bara mutor, utan även andra handlingar av personer i förtroendepositioner som kan underminera förtroendet för en verksamhet (t.ex. trolöshet, förskingring samt vänskapskorruption). Utifrån genomförd granskning bedöms det generellt föreligga bristande medvetenhet kring risker för korruption samt hur dessa risker kan motverkas. En medvetandehöjning kring begreppet kan vara lämpligt i syfte att öka förståelsen för kommunens och framförallt nämndernas verksamhetsspecifika risker och därmed förbättra det förebyggande arbetet mot mutor och korruption.

2.2 Finns det adekvata riktlinjer för att förebygga att händelser uppstår pga. okunskap om regler och riktlinjer för offentlig verksamhet. Har riktlinjerna ett ändamålsenligt innehåll?

Välutformade policys och riktlinjer är en central grundpelare i arbetet mot att förhindra mutor och korruption, särskilt när de är väl genomtänkta och konsistenta, med en inbyggd medvetenhet om potentiella risker. Inom Skara kommun har man tagit fram flera riktlinjer och policys som hanterar området mutor och korruption.

Värdegrund

I Skara kommuns budget 2024 med plan för 2024-2025 framgår kommunens vision med tillhörande värderingar. Skara kommuns vision är "tillsammans skapar vi det goda livet för invånarna i Skara kommun". Värderingarna utgår från en humanistisk människosyn och består av följande begrepp: "Vi gör det tillsammans, för Skaras bästa!", "I Skara är vi stolta", "Livsstilen som konkurrenskraft", "Vi främjar entreprenörskapet" samt "Självklart hållbart".

Av utförd granskning uppmärksammas det att värderingen "självklart hållbart" innefattar objektivitetsprincipen, dvs vikten av att medarbetare och förtroendevalda agerar och fattar beslut baserat på saklighet och opartiskhet. Detta ser vi positivt på. Det noteras däremot att man med fördel skulle kunna tydliggöra detta i text. Bedöms ha ändamålsenligt innehåll.

Riktlinje avseende mutor för Skara kommun

Skara kommun har en specifik riktlinje avseende mutor gällande från 2017-09-25. Av riktlinjen framgår det att givande och tagande av muta är kriminaliserat i Sverige enligt Brottsbalken samt att lagreglerna omfattar både anställda och förtroendevalda. Syftet med riktlinjen är att vara ett stöd i att undvika situationer där misstanke om korruption kan förekomma. Följande tas upp i riktlinjen; olika typer av mutor, vanliga situationer där risk för muta finns, rutiner när mutbrott misstänks eller upptäcks samt hantering av uppföljning. Riktlinjen introduceras för nyanställda medarbetare och nytillträdda förtroendevalda, och tas upp regelbundet vid arbetsmöten. Av utförda intervjuer noteras det att riktlinjen anses vara det ledande styrdokumentet i Skara kommuns förebyggande arbete mot mutor och korruption.

Vi ser det som positivt att Skara kommun hänvisar till relevant lagstiftning, samt att man förtydligar hur medarbetare och förtroendevalda bör agera genom framtagna riktlinjer. Vidare ser vi det som positivt att man tydliggör vilka olika mutor som finns samt hur man ska agera vid erbjudande av dessa. Det uppmärksammas däremot att man skulle kunna inskaffa en nolltolerans mot förmåner, detta för att helt enkelt undvika att anställda och förtroendevalda passerar gränsen mellan vad som är tillåtet och otillåtet. För att anses ha ett adekvat innehåll bör det även framgå att riktlinjen mot mutor är en förlängning av värdegrunden. Bedöms delvis ha ett ändamålsenligt innehåll.

Jäv

Skara kommun har upprättat en riktlinje avseende jäv gällande från 2020-09-22. I dokumentet hänvisas det till jävsreglerna inom kommunallagen där det framgår när en anställd eller förtroendevald kan anses vara jävig. Vidare påpekas det att den jävige i första hand själv ska meddela jävet, men nämnden kan på förslag av ordföranden eller någon ledamot avgöra om en ledamot eller tjänsteman är jävig genom ett majoritetsbeslut. Den jävige får varken delta i handläggningen eller i beslutet av ärendet.

Det kan konstateras att det i riktlinjen hänvisas till kommunallagens bestämmelser om jäv som syftar till att säkerställa att beslut präglas av objektivitet och opartiskhet. Vidare tydliggörs det vilka olika former av jäv det finns, såsom sakägar- intresse- och delikatessjäv, och vad detta innebär. Utöver det tidigare nämnda tydliggörs det dessutom när man ska följa en specifik lagstiftning. Av utförda intervjuer har det även uppmärksammats att det i samband med start av nämndsmöten efterfrågas om någon är jävig. Bedöms ha ändamålsenligt innehåll.

Bisysslor

Skara kommun har antagit det styrande dokumentet ''Anvisning Bisyssla chefer' gällande från 2020-10-28. Av tillämpningsanvisningen framgår vad en bisyssla är, vad som definierar en förtroendeskadlig bisyssla samt en checklista som syftar till att vara ett stöd för arbetsgivare och arbetstagare när de skall bedöma om en bisyssla är förtroendeskadlig.

Det uppmärksammas att man skulle kunna förtydliga när och hur ofta man säkerställer kännedom om bisysslor. Vidare skulle man även kunna definiera arbetshindrande bisyssla och konkurrerande bisyssla och vilka lagrum som styr dessa. Bedöms delvis ha ändamålsenligt innehåll.

Representation och gåvor

Skara kommun har fastställt en riktlinje för representation och personalförmåner gällande från 2017-09-25. Riktlinjen definierar extern och intern representation samt ger riktlinjer för hur man ska förhålla sig till dem. All representation inom Skara kommun ska vara måttfull, direkt kopplad till verksamheten, kostnadsmedveten och ha tydliga mål. Vidare specificeras också vilka befattningar som kan fatta beslut om representation. Utöver det tidigare nämnda poängteras det att frågan om muta kan aktualiseras i samband med representation både där Skara kommuns personal är mottagare av representationen och där Skara kommun uppträder som givare av extern representation. Här hänvisas man till kommunens riktlinje mot mutor.

Vi ser det som positivt att denna riktlinje för representation har tagits fram med beaktande av Skatteverkets anvisningar. Bedöms ha ändamålsenligt innehåll.

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Skara kommun

Skara kommun har beslutat om en riktlinje för dokument- och ärendehantering gällande från 2021-03-01. Riktlinjen syftar till att säkerställa en enhetlig och korrekt hantering av ärenden med hänsyn till registrering, handläggning, nämndadministration och dokumentation. I dokumentet beskrivs kommunens dokument- och ärendehanteringssystem utförligt. Jäv tas upp som en egen punkt i riktlinjen och det förtydligas att en ledamot som är jävig inte får delta i handläggningen och beslutet av ett ärende. Anmälan av jäv ska enligt riktlinjen framgå i beslutet.

Vi kan konstatera att det finns handledning och stöd i form av rutiner och/eller riktlinjer för ärendehanteringen. Vi anser dock att handläggningstiden för ärenden behöver tydliggöras för att säkerställa möjligheterna till att underlagen för beslut är tillräckliga, kvalitetssäkrade samt minska risken för att beslutsunderlag kommer in sent. Vidare noteras det att man skulle kunna förtydliga hur man sköter uppföljning avseende hur väl riktlinjen efterlevs. Bedöms delvis ha ett ändamålsenligt innehåll.

Upphandling

Skara kommun har en mer övergripande "Policy för upphandling och inköp inom västra Skaraborg" gällande från 2018-11-16 samt "Riktlinjer för inköp och upphandling i Skara kommun" gällande från 2018-12-05 vilken är mer detaljerad och tillhandahåller tydligare anvisningar. Bägge är gällande för såväl anställda som förtroendevalda i kommunen. Syftet med riktlinjen och policyn är att skapa ett gemensamt förhållningssätt i upphandlings- och inköpsprocessen.

Det kan konstateras att det i riktlinje och policy för upphandling och inköp hänvisas till lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) och lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK). Definitionen av direktupphandling i riktlinje för inköp och upphandling i Skara kommun anger däremot att direktupphandlingsgränsen är 586 907 SEK, vilket inte är den aktuella gränsen. Det rekommenderas att inte ange ett belopp, såvida inte dokumentet kontinuerligt ses över för att säkerställa uppdaterade uppgifter. I policy för upphandling och inköp förtydligas det att den som företräder kommunerna i västra Skaraborg ska i alla inköps- och upphandlingssituationer uppträda på ett affärsetiskt och opartiskt sätt. Utöver det tidigare nämnda görs ingen särskild skrivning gällande mutor och korruption. Bedöms delvis ha ändamålsenligt innehåll.

Hantering av förfrågningar avseende stöd till arrangemang

Skara kommun har antagit det styrande dokumentet "Anvisning för hantering av förfrågningar till Skara kommun avseende stöd tilf arrangemang" gällande från 2011-04-06. Varje år får kommunen många förfrågningar gällande att delta eller bidra i olika arrangemang. Detta dokument är ett stöd för att standardisera hanteringen av förfrågningar gällande delfinansiering och finansiering av arrangemang. I riktlinjen poängteras det att man vid inkommande förfrågningar ska ta hänsyn till kostnaden, koppling till vision och mål, motkrav från Skara kommunen och förväntad effekt, detta vid handläggning av sakfrågan.

Vi ser det som positivt att det finns en riktlinje vars syfte är att standardisera handläggningen av förfrågningar gällande delfinansiering och finansiering av arrangemang. Det uppmärksammas däremot att man skulle kunna förtydliga när och hur man säkerställer kännedom om riktlinjen. Bedöms delvis ha ett ändamålsenligt innehåll.

Bedömning

Vår samlade bedömning är att det till viss del finns adekvata riktlinjer för att förebygga att händelser uppstår pga. okunskap om regler och riktlinjer för offentlig verksamhet.

Vår bedömning baseras på nedanstående iakttagelser och slutsatser:

Av ovan genomgång av Skara kommuns riktlinjer och policys kan det konstateras att det finns tillgängliga styrdokument avseende det proaktiva arbetet mot mutor och korruption samt att majoriteten av dem har ett ändamålsenligt innehåll. Vidare ser vi det som positivt att kommunens riktlinje avseende mutor samt policy för upphandling och inköp finns tillgängliga på kommunens externa webbplats. Det noteras däremot att resterande riktlinjer med fördel även skulle kunna vara tillgängliga på kommunens externa webbplats.

Utöver det tidigare nämnda noteras det av utförda intervjuer att riktlinje avseende mutor tas upp i samband med introduktion för nyanställda och nytillträdda förtroendevalda. Detta ser vi även som något positivt då det bidrar till att säkerställa en ökad medvetenhet kring korruption och oegentligheter. Vår bedömning är däremot att man med fördel skulle kunna uppdatera innehållet i flertalet av riktlinjer och policys så att man hänvisar till korrekt lagstiftning och exempelvis beloppsgränser när det gäller upphandlingar. För flertalet av riktlinjerna har dess giltighetstid passerat.

Utöver det tidigare nämnda noteras det att kommunens riktlinjer inte i tillräcklig utsträckning definierar begreppet "korruption". Av utförda intervjuer noteras det att riktlinje avseende mutor i Skara kommun anses vara det ledande styrdokumentet i kommunens förebyggande arbete mot mutor och korruption. I riktlinjer avseende mutor noteras det att anställda och förtroendevalda ska agera så att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete. Syftet med riktlinjen är att vara ett stöd i att undvika situationer där misstanke om korruption kan förekomma. Korruption som begrepp definieras däremot inte i riktlinjen avseende mutor eller i någon annan riktlinje. Vidare noteras det även att riktlinjen avseende mutor bara ger förslag på hur man ska undvika mutbrott. Begreppet "korruption" innefattar inte bara mutor, utan även andra handlingar av personer i förtroendepositioner som kan underminera förtroendet för en verksamhet (t.ex. trolöshet, förskingring samt vänskapskorruption). Vi anser att man i kommunens riktlinjer avseende mutor för Skara kommun tydligare skulle kunna definiera begreppet korruption samt ta hänsyn till andra områden som exempelvis trolöshet, förskingring och vänskapskorruption. Detta i syfta att få ett bredare perspektiv på korruptionsbegreppet samt även öka medvetenheten kring dess fullständiga betydelse. Med utgångspunkt i de ovan nämnda rekommenderar vi kommunstyrelsen att utveckla befintliga styrdokument inom området såsom "Riktlinje avseende mutor för Skara kommun" ytterligare i syfte att nå ett ändamålsenligt innehåll. Vidare rekommenderas en översyn av äldre styrdokument såsom "Anvisning för hantering av förfrågningar till Skara kommun avseende stöd till affangemang".

2.3 Genomförs uppföljningar i tillräcklig grad avseende hur väl riktlinjer efterlevs?

För att säkerställa att riktlinjer och policys avseende mutor, korruption och jäv efterlevs krävs det att verksamheten följer upp efterlevnaden av dessa. Baserat på utförda uppföljningar kan kommunen sedan vidta åtgärder som exempelvis extra utbildning eller införa stöddokument där brister upptäckts.

I de utförda intervjuerna har det framkommit att det allmänna svaret när det gäller uppföljning avseende hur väl riktlinjerna efterlevs är att detta inte genomförs i betydande omfattning inom kommunen. Förutom inom ramen för den interna kontrollen, där samtliga nämnder inte har identifierat kontrollmoment avseende mutor, korruption och oegentligheter, förekommer ingen systematisk uppföljning bland medarbetarna för att verifiera om de har bekantat sig med riktlinjerna. Detta i form av exempelvis årliga enkätundersökningar som granskar kunskapsnivån hos kommunens medarbetare inom områdena mutor och korruption.

I de genomförda intervjuerna framkommer inköp och upphandling som återkommande riskområden för potentiella mutor och korruption. För att stärka den interna kontrollen har Skara kommun inskaffat en centraliserad upphandlingsenhet som genomför upphandlingar och upprättar avropsavtal för varor och tjänster. Vad gäller Skara kommuns externa leverantörer så finns det en uppförandekod som är gällande för alla V6 kommuner. I uppförandekoden förtydligas det att ingen form av korruption, mutor, bestickning, olaglig konkurrensbegränsning eller ekonomisk brottslighet är tillåten.

I kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2023 tas det hänsyn till risk för mutor och jäv. Kommunstyrelsens åtgärder/kontroller innefattar fastställande av policy/riktlinjer mot mutor och jäv samt säkerställa kännedom om dessa genom information och utbildning vid APT och nyintroduktion av anställda. Av utförda intervjuer uppmärksammas att det uppfattas vara oklart om dessa åtgärder/kontroller gäller för hela kommunen eller bara kommunstyrelsen. Det kan däremot konstateras av utförda intervjuer att det enbart är kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden som planerat för åtgärder/kontroller år 2023.

Bedömning

Vår samlade bedömning är att det till viss del genomförs uppföljningar i tillräcklig grad avseende hur väl riktlinjerna efterlevs.

Vår bedömning baseras på nedanstående iakttagelser och slutsatser:

Det uppmärksammas att kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har tagit hänsyn till risk för mutor och jäv i internkontrollplan för år 2023. Kommunstyrelsens och samhällsbyggnadsnämndens åtgärder/kontroller innefattar att löpande säkerställa kännedom om riktlinjer avseende mutor och jäv genom informationstilldelning vid APT. Detta bidrar till att säkerställa ett systematiskt informationsutbyte till de anställda vilket vi ser positivt på. Utöver kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har däremot ingen annan nämnd inkluderat dessa åtgärder/kontrollmoment i sin intemkontrollplan.

Det framkommer i intervju att Skara kommun aktivt arbetar med att säkerställa att samtliga anställda är välinformerade om var de kan finna relevant information i de olika riktlinjerna som finns tillgängliga. Detta sker i samband med nyanställning där de anställda via kommunens introduktionsprogram får information om var de kan hitta relevanta riktlinjer. Utöver det tidigare nämnda noteras det att riktlinjen avseende mutor introduceras för nyanställda medarbetare och nytillträdda förtroendevalda. Detta ser vi positivt på då det säkerställer att samtliga anställda är medvetna om de riktlinjer som finns avseende mutor och korruption. Av utförda intervjuer noteras det däremot att det uppfattas vara oklart ifall de anställda har tillräckligt med kunskap om riskerna för korruption och oegentligheter. Det uppmärksammas att det inte utförs några tester som garanterar att alla anställda vet om informationen i riktlinjerna som finns tillgängliga för risker för korruption och oegentligheter.

Av utförd granskning uppmärksammas att det finns en betydande skillnad mellan olika nämnder när det gäller att upprätthålla diskussioner om mutor, korruption och jäv vid exempelvis arbetsplatsträffar. Dessutom tycks det vara ojämnt fördelat huruvida de olika nämnderna har implementerat särskilda rutiner för att minimera risker inom dessa områden. Det är viktigt att adressera och harmonisera dessa skillnader för att säkerställa en enhetlig och effektiv hantering av frågor kring korruption och oegentligheter över hela verksamheten. Vår bedömning är att det kvarstår ett arbete med implementeringen av ett systematiskt uppföljningsarbete som säkerställer att de anställda vet om informationen i riktlinjerna avseende det förebyggande arbetet mot korruption och oegentligheter. Med utgångspunkt i de ovan nämnda rekommenderar vi kommunstyrelsen att genomföra en regelbunden övervakning av hur väl styrdokument efterlevs genom att exempelvis integrera det i de interna kontrollplanerna. Ett alternativt tillvägagångssätt kan vara att genomföra årliga enkäter för att utvärdera kunskapsnivån hos förtroendevalda, chefer och medarbetare inom områdena mutor och korruption.

2.4 Finns det tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för att lämna information om händelser som kan behöva utredas, t.ex. visselblåsarfunktion?

I Skara kommuns "riktlinjer avseende mutor för Skara kommun" förtydligas det att alla anställda och förtroendevalda ska vid misstanke om oegentligheter, till exempel om en gåva eller annan otillbörlig förmån misstänks eller upptäcks, ta kontakt med närmaste chef och/eller jurist vid kommunledningskontoret. Alla anställda och förtroendevalda inom Skara kommun ska ta del av denna riktlinje vid nyanställning. Vidare har Skara kommun antagit det styrande dokumentet "Riktlinje visselblåsarfunktion" gällande från 2022-08-31 som ger instruktioner avseende kommunens visselblåsarfunktion. Riktlinjer avseende mutor och visselblåsarfunktionen finns tillgängliga på kommunens externa webbplats.

En ny visselblåsarlag började gälla den 17 december 2021. I den nya lagen tydliggjordes det att från och med den 17 juli 2022 skulle offentliga arbetsgivare med minst 50 anställda ha en intern visselblåsarfunktion. I samband med fastställandet av denna nya lag implementerade Skara kommun en visselblåsarfunktion år 2022 som finns tillgänglig via kommunens externa webbplats. I det första steget tas ärendet emot av Lantero, som tillhandahåller den tekniska lösningen för visselblåsarfunktionen samt gör en initial bedömning av det som rapporterats in. Efter granskning av den externa leverantören skickas ärendet vidare till Skaras kommuns interna utredningsgrupp. Denna grupp består av säkerhetsskyddschef eller säkerhetssamordnare, den berörda sektorns eller förvaltningens chef, samt en chefsjurist. Denna grupp fungerar som ett stöd när beslut fattas om att starta en utredning baserat på rapporterade missförhållanden. Vid misstanke om mycket allvarliga missförhållanden sker utredning av extern part (advokatbyrå). Beslut om att inleda utredning fattas av säkerhetsskyddschef alternativt säkerhetssamordnare.

Av utförda intervjuer uppmärksammas det att sedan införandet av visselblåsarfunktionen har det inkommit ett antal tips. Vidare noteras det att ett få antal ärenden har behövts utredas av extern part (advokatbyrå).

Bedömning

Vår samlade bedömning är att det till stor del finns en tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för att lämna information om händelser som kan behöva utredas.

Vår bedömning baseras på nedanstående iakttagelser och slutsatser:

Sammantaget är vår bedömning att det finns en tydlig och ändamålsenlig visselblåsarfunktion.

2.5 Uppfyller kommunens visselblåsarfunktion kraven i den nya visselblåsarlagen, lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden?

Skara kommun har antagit det styrande dokumentet "Riktlinje visselb/åsarfunktion" gällande från 2022-08-31, vilken reglerar hanteringen av kommunens visselblåsarfunktion. Riktlinjen förtydligar att syftet med Skara kommuns visselblåsarfunktion är att man anonymt ska kunna anmäla misstanke om oegentligheter och missförhållanden. Av utförda intervjuer uppmärksammas det att den externa leverantören möjliggör en sådan rapportering. Det noteras att man i riktlinjen tydliggör att visselblåsarfunktionen inte ska ses som en ersättning för andra befintliga kanaler för dialog. I första hand bör man kunna vända sig till sin närmsta chef eller fackliga ombud. Vidare noteras det att man flera gånger i kommunens riktlinje för visselblåsarfunktion hänvisar till lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Utöver det tidigare nämnda förtydligar kommunens riktlinje för visselblåsarfunktion hur man ska bära sig åt när man rapporterar ett ärende samt hur man i kommunen hanterar inkomna ärenden. Om ärendet rör visselblåsning och kräver ytterligare utredning, anlitas en extern utredare. Vidare tydliggör riktlinjen att visselblåsaren har inom tre månader rätt till återkoppling om åtgärder som vidtagits till följd av visselblåsningen och om skälen för dessa.

Vi har besökt sidan för visselblåsning på Skara kommuns externa hemsida. Visselblåsarfunktionen finns som en egen menypost under huvudrubriken "kommun och politik". På sidan ges tydlig information om rapporteringen under följande underkategorier:

• Att göra en anmälan
• Varför har Skara kommun en visselblåsarfunktion?
• Vad innebär visselblåsarlagen?
• När ska visselblåsarfunktionen användas?
• När ska funktionen inte användas?
• Hur hanteras anmälningarna?
• Hur hanteras min anonymitet som anmälare?
• Behöver jag som anmälare oroa mig för repressalier?
• Så här behandlar vi dina personuppgifter

Inom ramen för visselblåsarfunktionen hanteras personuppgifter. Av utförda intervjuer uppmärksammas det att Skara kommun har ett avtal med extern leverantör angående behandling av personuppgifter. Extern leverantör har ansvar för att radera personlig data i enlighet med lagstiftningen. Skara kommun har däremot inte en rutin som säkerställer att detta utförs korrekt.

Bedömning

Vår samlade bedömning är att kommunens visselblåsarfunktion uppfyller kraven i den nya visse/blåsarlagen.

Vår bedömning baseras på nedanstående iakttagelser och slutsatser:

Av utförd granskning av kommunens riktlinjer, kommunens hemsida samt intervjuer med ansvariga, kan det noteras att kommen har genomfört ett ordentligt arbete med etableringen av sin visselblåsarfunktion. Vi noterar också att beskrivningarna som görs angående kommunens visselblåsarfunktion följer visselblåsarlagen. Vidare ser vi det som positivt att kommunens riktlinje för visselblåsarfunktion tydliggör att visselblåsaren har inom tre månader rätt till återkoppling om åtgärder som vidtagits till följd av visselblåsningen och om skälen för dessa.

Enlig lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden ska verksamhetsutövaren lämna tydlig och lättillgänglig information om meddelarfrihet och anskaffarfrihet och, i verksamheter där det är aktuellt, om efterforskningsförbud och repressalieförbud. Det uppmärksammas att Skara kommun har i riktlinje för visselblåsarfunktion lämnat tydlig information kring dessa punkter. Visselblåsarfunktionen på kommunens hemsida lämnar däremot bara information kring repressalieförbud. Information kring meddelarfrihet, anskaffarfrihet och efterforskningsförbud kan med fördel även anges på hemsidan under menyrubriken för visselblåsarfunktion. Det noteras även att om man inte är digitalt lagd och inte kan hantera Lantero så ska kommunen enligt lag erbjuda skriftlig rapportering och även boka möte med någon inom kommunen. Detta framgår inte av Skara kommuns hemsida eller riktlinje. Vi anser att kommunen bör ange denna information på hemsidan och i riktlinjen. Vidare uppmärksammas det dessutom att visselblåsarfunktionen på kommunens externa webbplats inte hänvisar till externa aktörer såsom Polismyndigheten och Arbetsmiijöverket som en alternativ rapporteringskanal och ansvarig tillsynsmyndighet. Vi rekommenderar kommunen att tillgängliggöra denna information på externa hemsidan.

Utöver det tidigare nämnda poängteras vikten av att säkerställa att kommunens anställda vet om att visselblåsarfunktionen finns och hur den fungerar. För att säkerställa att riktlinjer avseende visselblåsarfunktionen efterlevs krävs det att verksamheten följer upp efterlevnaden av dessa. Av utförda intervjuer noteras det att kommunens visselblåsarfunktion har kommunicerats ut till de anställda via ett nyhetsbrev, detta vid implementeringen av kommunens visselblåsarfunktion år 2022. Vidare finns kommunens riktlinje avseende visselblåsarfunktionen tillgänglig på kommunens externa webb plats. Av utförda intervjuer kan det däremot konstateras att det uppfattas vara oklart hur pass känd visselblåsarfunktionen är i verksamheten. Det noteras även att visselblåsarfunktionen inte nämns på introduktionen vid nyanställning. Utöver det tidigare nämnda noteras det att kommunen inte har utfört någon utbildning avseende visselblåsarfunktionen sedan dess implementering. I dagsläget saknas ett forum som löpande säkerställer att de anställda vet om att visselblåsarfunktionen finns och hur den fungerar, detta i form av exempelvis ett APT möte eller regelbundna utbildningstillfällen. Med utgångspunkt i de ovan nämnda rekommenderar vi kommunstyrelsen att upprätta en kommunikationsplan som tydliggör för ansvariga chefer hur informationstilldelning till anställda om visselblåsning ska gå till. Det bör framgå av kommunikationsplanen hur frekvent informationen ska upprepas samt säkerställa att informationen ges vid nyanställning.

2.6 Får tjänstepersoner, politiker m.fl. tillräcklig utbildning och information kring de regelverk som gäller i den kommunala organisationen och då särskilt rörande risker för korruption och oegentligheter?

För att säkerställa ett ändamålsenligt förebyggande arbete/skydd mot korruption och oegentligheter krävs det att personalen får tillräckligt stöd i form av utbildning och information kring de regelverk som gäller i den kommunala organisationen. Genom att bättre förstå de olika risker som finns kan de anställda enklare identifiera och förebygga potentiella fall av korruption och oegentligheter. Regelbundna utbildningar skapar också en möjlighet att tydligt kommunicera och förklara riktlinjer och policyer som är avsedda att motverka korruption och oegentligheter.

Av utförda intervjuer uppmärksammas det att kommunens chefsjurist i samband med ny mandatperiod håller i en utbildning för de förtroendevalda. På denna utbildning tas bland annat risker för mutor och jäv upp. Vi har utöver detta tagit del av en PowerPoint­ presentation ''Att vara chef i en politiskt styrd kommunal organisation" som bland annat tar upp mutbrott. PowerPoint-presentationen utgör underlag från en kurs för nya chefer som hölls 2023-02-03.

Bedömning

Vår samlade bedömning är att tjänstepersoner, politiker m.fl. till viss del får tillräcklig utbildning kring de regelverk som gäller i den kommunala organisationen och då särskilt rörande risker för korruption och oegentligheter.

Vår bedömning baseras på nedanstående iakttagelser och slutsatser:

Vi ser det som positivt att kommunen i samband med ny mandatperiod håller i en utbildning för de förtroendevalda som bland annat tar upp risker för mutor och jäv. Detta bidrar till att säkerställa en kontinuerlig informationslilldelning avseende risker för mutor och jäv. Av utförd granskning uppmärksammas det däremot att det i Skara kommun finns en brist på regelbundna utbildningsinsatser specifikt kopplade till korruption och oegentligheter för samtliga av kommunens anställda. Utöver det tidigare nämnda kan det även konstateras att kommunens leverantörer ej tilldelas någon utbildningsinsatser gällande risker för korruption och oegentligheter. Med utgångspunkt i de ovan nämnda rekommenderar vi kommunstyrelsen att öka inslaget av kontinuerliga utbildningsinsatser till förtroendevalda politiker, medarbetare och chefer kring mutor, jäv och korruption samt om kommunens visselblåsarfunktion.

Bilagor

Bilaga 1 - Granskning av internkontrnllplaner