Projektrapport VDT 22

Projektet VDT-22 har syftat till att förbättra samverkan kring digitalisering inom sex kommuner i västra Skaraborg.

Innehåll på sidan

Sammanfattning

Projektet VDT-22 har syftat till att förbättra samverkan kring digitalisering inom V6-kommunerna (Skara, Lidköping, Vara, Essunga, Götene, Grästorp) och Göliska IT. Tillsammans med Högskolan i Skövde så har en ny styr- och samverkansmodell för digitalisering tagits fram. Modellen syftar till att skapa en mer tydlig och effektiv process för att hantera digitaliseringsinitiativ och för att öka takten i den digitala förändringsresan. En nyttoanalys har genomförts som visar på nyttorna med styr- och samverkansmodellen. Projektet har uppfyllt samtliga uppsatta projektmål. Finansiellt stöttades projektet av Vinnova med ett totalt beviljat bidrag på 1.9 miljoner kronor.

Lärdomarna från projektet kan vara värdefulla för andra organisationer som vill effektivisera sin samverkan kring digitalisering.

Resultat

• Gemensam definition av digitalisering för V6.
• Gemensam målbild för V6-kommunerna för digitalisering i samverkan.
• Styr- och samverkansmodell för digitalisering.
• Stöd för kvalificering och prioritering av digitaliseringsinitiativ.
• Beskrivning av nyttor med att använda styr- och samverkansmodellen.
• Forskningsartiklar publicerade i vetenskapliga tidskrifter.

Lärdomar

• IT och digitalisering är olika saker och kräver således olika samverkansformer och styrning.
• Digitalisering berör alla verksamhetsområden och kräver samverkan på fler nivåer samt resurser.
• Viktigt med tvärfunktionellt samarbete och akademiskt underlag.

Rekommendationer

• Fortsatt etablering av styr- och samverkansmodellen.
• Säkerställande av tillräckliga resurser för etablering och förvaltning.
• Förankring av de nya arbetssätten i organisationerna.

1. Projektorganisation

Koordinerande part och projektansvarig: Skara kommun

Övriga behovsägare: Lidköping, Vara, Essunga, Götene, Grästorp, Götene samt Göliska IT

Vetenskaplig part, Högskolan i Skövde

• Thomas Andersson, professor i företagsekonomi inriktning organisation och ledarskap
• Mikael Wickelgren, docent i företagsekonomi
• Jesper Holgersson, docent i informationsteknologi
• Jonna Kilstam, doktorand i informationsteknologi
• Eva Söderström, biträdande professor i datavetenskap

Styrgrupp

• Carolina Esping, biträdande kommundirektör, Skara
• Madelén Schöldberg, utvecklingschef, Lidköping
• Anders Thörn, förbundsdirektör, Göliska IT
• Thomas Andersson, forskningsledare, Högskolan i Skövde
• Mats Flygelholm, förvaltningschef, Götene/Skara
• Eva Dahl, kommundirektör, Grästorp
• Pernilla Magnusson, förvaltningschef, Skara

Arbetsgrupp

• Maria Nordström, utvecklingsledare och projektledare, Skara
• Sara Salegård, digitaliseringschef, Skara
• Ann-Charlotte Klarén, utvecklingsledare, Skara
• Oskar Liljebäck, chef verksamhetsutveckling och digitalisering, Lidköping
• Emelie Pettersson, utvecklingschef, Göliska IT
• Thomas Andersson, forskningsledare, Högskolan i Skövde

Referensgrupp

• Thore Johnsson, Regional digitaliseringskoordinator, VGR
• Fredrik Edholm, digitaliseringsstrateg Skövde kommun/ Skaraborgs kommunalförbund
• Maria Nilsson, digitaliseringsstrateg Mariestad, Töreboda och Gullspång (MTG)

Intern mottagare: Kommundirektörer i respektive kommun samt förbundsdirektör Göliska IT.

Intressenter: Målgruppen för projektet och identifierade intressenter är bred då innehållet berör hela den kommunala verksamheten. Intressenter som identifierats som särskilt viktiga är:

• Kommundirektörer och dess ledningsgrupp
• V6 Chefsnätverk
• Verksamhetsutvecklare/utvecklingsledare
• Digitaliseringsråd/ digitaliseringsgrupp
• Leveransgrupp V6/Göliska
• Strategisk beställargrupp Göliska IT
• Direktionen Göliska IT
• Medlemssamråd Göliska IT
• Andra kommuner som vill utveckla samverkan

Projektmål

• En gemensam målbild gällande samverkan kring digitalisering
• En beslutad styr- och samverkansmodell för effektiv samverkan kring digitaliseringsarbetet inom V6 som har testats och utvärderats och som svarar på:
  • Gemensamma principer och prioriteringar för samverkan kring digitalisering
  • Hur samverkan kring digitalisering ska vara organiserad
  • Vem som har vilket mandat
  • Hur beslut tas
  • Vad som krävs för att det ska vara aktuellt att samverka
  • Vilka grupperingar som har vilka uppdrag och roller
  • Vilka kunskaper som behövs för att man ska kunna samverka kring digitalisering
• Identifierade kompetenser kopplat till roller och strukturer i styr- och samverkansmodellen
• Förslag på införandeprojekt för styr- och samverkansmodell

2. Projektresultat

Projektet VDT22 har genomförts i samverkan mellan forskare i organisationslära och IT vid Högskolan i Skövde, V6-kommunerna samt Göliska IT. Tillsammans har deltagarna identifierat och kartlagt hur samverkan kring digitalisering skulle kunna bli effektivare. Projektet har även tagit fram en styr- och samverkansmodell för digitalisering.

Projektet har uppfyllt samtliga uppsatta projektmål.

Modell för att beskriva förutsättningar

En forskningsbaserad modell kring förutsättningar för samverkan, Modes of network governance: structure, management and effectiveness (Provan and Kenis 2008) användes för att analysera V6:s förutsättningarna samt hur väl dessa matchade hur samverkan organiserades och leddes. Modellens utgångspunkt är att det alltid går att samverka, men beroende på förutsättningarna kommer samverkan behövas styras på olika sätt och formaliseras i olika grad. Modellen beskriver tre olika logiker för samverkan som i olika grad kan prägla ett aktuellt samverkansarbete.

• Första logiken är Shared governance och syftar på avsaknad av tydlig styrning samt avsaknaden av formalisering. Det krävs varken formalisering eller styrning, eftersom deltagarna i hög grad delar samma mål, det finns högt förtroende och stort engagemang från alla parter att aktivt delta.
• Andra logiken kallas Lead organization och innebär att en (eller flera) av deltagarna tar ett ökat ansvar för styrningen av samverkan. Det tenderar att öka effektiviteten i samverkan, men med risken att de ledande aktörernas perspektiv blir alltför dominerande.
• Tredje logiken kallas Network Administrative Organization (NAO) och innebär att samverkan hanteras med en ökad grad av formalisering, och när det går som längst tillsätter man en nätverksadministratör som koordinerar samverkan. I detta fall blir förmågan att koordinera via formalisering och/eller nätverksadministration avgörande för att samverkan ska lyckas.

Nuläge 2022

Det blev tydligt att Shared governance var den logik som tydligast präglade samverkan, men inte som ett resultat av medvetna beslut, utan snarare på grund av bristen av styrning och formalisering.

Lika tydligt blev det att den höga grad av informalitet och låga graden av styrning som kännetecknade samverkan inte matchade dess förutsättningar på ett bra sätt. Samverkan hade sitt ursprung i en ren IT-samverkan och var då inriktad på att generera stordriftsfördelar, vilket fungerade bra så länge det handlade om IT, men med digitalisering ökade komplexiteten och då ställdes andra krav på samverkan.

Förutsättningsskifte

Tillsammans arbetade deltagarna och forskarna med att beskriva det förutsättningsskifte som skulle krävas för att samverkan skulle bli effektivare utifrån modellen och nuläget. Det var tydligt att behövdes en tydligare styrning genom att någon eller några av de deltagande kommunerna tog en mer aktiv roll i framdriften av samverkan, dels att det behövdes en tydligare formalisering.

Resultat

Resultatet blev ett tydligare gränssnitt mellan kommunerna och Göliska IT, där kommunerna själva tog mer ansvar för digitaliseringsfrågorna. Vidare skapades förutsättningar för att möjliggöra att enskilda kommuner “går före” i vissa frågor och tar ett tydligare ansvar för att driva digitaliseringsfrågan i samverkan framåt. Framför allt skedde detta genom att det skapades en ny styr- och samverkansmodell för digitalisering i samverkan bilaga 1 V6 styr- och samverkansmodell för digitalisering, projektets viktigaste resultat. Den testades och utvärderades med goda resultat och visade sig skapa en tydligare och mer effektiv process, vilket förbättrade stödet för att avgöra när kommunerna ska samarbeta och i vilka konstellationer. Styr- och samverkansmodellen för digitalisering i samverkan bidrar till kommunernas övergripande mål och syftet med samverkan. En nyttoanalys har genomförts som visar på nyttorna med modellen, se bilaga 2 Nyttoanalys V6 styr- och samverkansmodell för digitalisering.

Forskningsartiklar

Forskningsmässigt har två artiklar till forskningskonferenser accepterats för publikation: En till ECIS (European Conference on Information System) och en till NFF (Nordiska Företagsekonomiska Föreningens Ämneskonferens), vilket visar att forskningsresultaten är viktiga både inom digitalisering och organisation.

3. Resultat av riskanalyser

Viktiga steg i rätt riktning har tagits med den nya Styr- och samverkansmodellen för digitalisering, men den kommer inte att lösa alla utmaningar. Digitalisering är en komplex utmaning med många dimensioner att kontinuerligt arbeta med för att lyckas.

Samarbete mellan olika funktioner

Digitalisering är i sig en komplex fråga, i och med att ingen del av verksamheten besitter all kompetens. Vissa funktioner kan den aktuella verksamheten medan andra funktioner kan verksamhetsutveckling och digitala verktyg. Komplexiteten ökar ytterligare när delar av digitaliseringsarbetet sker i samverkan mellan sex kommuner med olika förutsättningar och en utlokaliserad IT-funktion.

Styr- och samverkansmodellen kommer att bli en hjälp i att hantera komplexiteten, genom att tydliggöra roller och förlopp samt skapa ökad flexibilitet kring deltagande i olika digitaliseringsinitiativ. Komplexiteten måste ständigt hanteras av de ingående parterna.

Givna och skapade förutsättningar

Skillnader mellan kommunerna kan dels handla om givna förutsättningar som exempelvis storlek och demografi, dels om “skapade” förutsättningar som olika organisering, olika roller, olika IT-infrastruktur, olika ambitioner med digitalisering.

Styr- och samverkansmodellen kommer att öka möjligheterna för de enskilda kommunerna att gå i olika takt och med olika ambition i digitaliseringsfrågan, men om skillnaderna blir alltför stora kan det vara svårt att hålla ihop samverkan. Dessa givna eller skapade förutsättningar kommer att behöva hanteras även fortsättningsvis.

Verksamhetsutveckling kräver resurser

Digitalisering är verksamhetsutveckling och all utveckling kräver resurser. Resursbehovet för utveckling kommer alltid att konkurrera med resursbehovet från den förvaltande verksamheten och vid dåliga ekonomiska tider finns det alltid risk att behoven “här-och-nu" prioriteras över behov som relateras till framtiden.

I relativt sett små organisationer som i de aktuella fallen kommer det alltid finnas ett beroende av nyckelpersoner. Det är svårt att göra någonting åt. Styr- och samverkansmodellen syftar till att minska beroendet av enskilda personer, men den kommer inte ta bort beroendet helt. Det kommer fortsatt vara viktigt att erbjuda spännande och givande arbetsuppgifter samt en god arbetsmiljö för att få dessa personer att stanna kvar.

Det är viktigt att fortsatt säkra personella och finansiella resurser för att bedriva ändamålsenlig digitalisering.

4. Tid- och kostnadsredovisning

Total projektkostnad: 3 150 865 kr

Beviljat bidrag från Vinnova: 1 999 899 kr (beräknad stödnivå 63,5 %)

Egen finansiering projektpartners: 1 150 865 kr

Samtliga behovsägare har beviljats 30 procent av de faktiska kostnaderna som projektet medfört. Högskolan i Skövdes del i projektet är fullfinansierat.

Tabell 1 Utbetalt bidrag från Vinnova

5. Avvikelser

Förändringar i kommunikationsplanen

Intressentanalys utfördes i starten av projektet där arbetsgruppen identifierade många intressenter. En kommunikationsplan arbetades fram men denna har inte använts systematiskt. Projektet hade från början ingen utsedd kommunikatör, men fick under senare delen tillgång till en kommunikatör. Det är sannolikt att projektets kommunikation hade blivit bättre om kommunikationskompetens hade funnits med från start i arbetsgruppen.

Utifrån budget, tidsåtgång och leverans finns inga avvikelser att rapportera.

6. Uppföljningsplan

Effektmål

Följande effektmål sattes upp i projektet:

• Förbättrad förmåga att samverka effektfullt
• Ökad takt i vår gemensamma digitala förändringsresa
• V6 kommunerna erbjuder fler innovativa och användbara digitala lösningar till nytta för invånare och medarbetare

Utifrån effektmålen för projektet togs följande målbild fram som beslutades av styrgruppen: V6-kommunerna har förmåga att samverka effektfullt vilket bidrar till hög takt i den digitala förändringsresan som leder till användbara och innovativa digitala lösningar till nytta för invånare och medarbetare.

Uppföljning av effekter med hjälp av indikatorer

Användning och nyttorna av V6 styr- och samverkansmodell för digitalisering följs upp halvårsvis under de två första åren. Redovisning av resultat ska ske till kommundirektörer i V6.

Vid uppföljning används den enkät som togs fram under testet och nya indikatorer. Indikatorer ska följa användningen av V6 styr- och samverkansmodell för digitalisering och det som ska följas är:

Kommunens process för att hantera digitaliseringsinitiativ

• Antal inkomna digitaliseringsinitiativ redovisat per kommun

Process V6 Effektfull samverkan digitalisering

• Antal inkomna digitaliseringsinitiativ redovisat per kommun
• Antal genomförda digitaliseringsinitiativ uppdelat utifrån förstudie, uppdrag, projekt och implementation
• Antal deltagande kommuner som implementerat lösningar utifrån inkomna digitaliseringsinitiativ.
• Antal kommuner som i efterhand implementerat lösningar som hanterats i processen
• Per digitaliseringsinitiativ:
  • Antal deltagande kommuner
  • Antal kommuner som valt att lämna efter uppstart, ange även orsak i förhållande till princip
  • Kostnad för förstudie/utveckling
  • Kostnad för drift och förvaltning
  • Tid från inskickat initiativ till start av förstudie, uppdrag eller projekt

Användbara och innovativa lösningar

• Antal implementerade lösningar som är nya för V6 kommunerna, som är nyttigt och blir nyttiggjort (3N)
• Antal implementerade lösningar utifrån;
  • målgrupp invånare
  • målgrupp medarbetare

7. Införandeplan

Ett av projektmålen var ”Förslag på införandeprojekt för styr- och samverkansmodell”. Styr- och samverkansmodellen har tagits fram, testats, utvärderats och reviderats. Det har resulterat i att kommundirektörerna i V6 2024-05-21 beslutade om fortsatt etablering av ”V6 Styr- och samverkansmodell för digitalisering”.

Det är arbetsgruppens uppfattning att styr- och samverkansmodellen nu övergår från nyutveckling till förvaltning och vidareutveckling som inte behöver drivas vidare som enskilt projekt utan kan hanteras i linjeorganisationerna.

Införandet av det nya arbetssättet kring digitalisering i samverkan ska samordnas med implementeringen av;

• V6:s Objektförvaltningsmodell,
• förändrad förbundsordning för Göliska IT,
• nytt styrdokument för Göliska IT.

På grund av ovan beroenden kvarstår följande uppgifter att åtgärda men dessa har inte ingått i projektet:

• Verkställa den nya strukturen för styrning och ledning av IT och digitalisering i V6 som presenterats för kommundirektörerna i V6 (2024-03-19)
• Förtydliga helhetsbilden kring digitalisering i V6 och styr- och samverkansmodellens funktion i denna kontext.
• Fortsatt förankring och implementering av processerna ”Att hantera digitaliseringsinitiativ” och ”V6 Effektfull samverkan digitalisering”.
• Vidareutveckla Göliska IT:s utvecklingsprocess så att den harmoniserar med ”V6 Effektfull samverkan digitalisering”.
• Vidareutveckla processtöd för ”V6 Effektfull samverkan digitalisering” så att ovan angivna indikatorer i uppföljningsplanen kan följas upp.
• Förtydliga processen när och hur digitaliseringsinitiativ skickas in till Göliska
• Om frågeställningen kvarstår vid uppföljning, -Hur kan en kommun komma in senare i ett samarbete ur ett ekonomiskt perspektiv? Anledningen till detta är att det inte är rimligt att reda ut frågeställningen om det visar sig att det inte är ett problem.

Tids- och aktivitetsplan

I projekt kvarstår planering och genomförande av slutkonferens 2024-09-26.

8. Rekommendation om fortsatt arbete

V6 Styr- och samverkansmodellen för digitalisering kommer att ha viktiga gränssnitt till V6:s Objektförvaltningsmodell som är under implementering. Nya gränssnitt och frågor kommer att uppstå i implementeringen som behöver hanteras i styr- och samverkansstrukturerna.

Gränssnittet mellan kommunerna och Göliska IT är under förändring, vilket också kommer att påverka V6:s styr- och samverkansmodell för digitalisering, så även detta gränssnitt kommer att behöva analyseras kontinuerligt allt eftersom förändringarna kommer på plats.

Arbetet är förankrat på ledningsnivå bland de kommuner som varit engagerade i projektet. För att kunna hämta hem nyttorna och nå målbilden behöver fortsatt förankring och arbete ske för att implementera de nya arbetssätten.

Rekommendationen är att kommundirektörerna i V6 säkerställer att det finns tillräckliga resurser för att etablera V6 styr- och samverkansmodell för digitalisering fullt ut, samt de tillhörande strukturerna.

9. Leverans

• Beslutad gemensam definition av digitalisering för V6:

Digitalisering – en metod för verksamhetsutveckling där digitala lösningar används för automatisering eller innovation.

• Gemensam målbild för V6-kommunerna för digitalisering i samverkan:

V6-kommunerna har förmåga att samverka effektfullt vilket bidrar till hög takt i den digitala förändringsresan som leder till användbara och innovativa digitala lösningar till nytta för invånare och medarbetare.

• Rapport nuläge. Film och Powerpointpresentation från Högskolan i Skövde
• Rapport förutsättningar. Film och Powerpointpresentation Högskolan i Skövde
• VDT22 Kommunikationsplan. PDF-dokument
• V6 Styr- och samverkansmodell för digitalisering. PDF-dokument.
• V6 Stöd för kvalificering och prioritering av digitaliseringsinitiativ. PDF-dokument och Excelfiler
• Beskrivning av nyttor med att använda V6 Styr- och samverkansmodell. PDF-dokument
• Delrapport för projektet VDT22. PDF-dokument
• Projektrapport VDT22. PDF-dokument
• Uppdragsrapport samverkan Skara och Vara. PDF-dokument
• Slutrapport till Vinnova VDT22. PDF-dokument
• Forskningsartiklar, Högskolan i Skövde. PDF-dokument

10. Lärdomar

Tvärfunktionellt samarbete

Det har varit mycket värdefullt att ha med forskningsledaren i arbetsgruppen och få input från akademin. Det har också visat sig viktigt att ha ett akademiskt underlag att luta sig emot för att åstadkomma de förändringar som varit nödvändiga.

Arbetsformer

Vid den här typen av komplexa projekt är det viktigt att projektledare och deltagare i arbetsgruppen har goda kunskaper i sakfrågorna, alltså inom digitaliseringsområdet. Det kunde ha funnits en tydligare uppföljning och mötesstruktur vid arbetsgruppsmöten utifrån tids- och aktivitetsplanen.

Styrgruppen för projektet har fungerat relativt väl men det har under projektet blivit uppenbart att även kommundirektörerna i V6 behövt involveras. Detta har skett vilket är positivt men i efterhand borde de kanske haft en utpekad roll i projektet.

Kommunikation

Projektet hade inte tillgång till kommunikationskompetens genom hela projektet vilket har påverkat kommunikationen för involvering och förankring negativt. Det kommer att kräva ett större förankringsarbete i implementeringen av projektresultatet.

Samverkan

Projektets scope var digitaliseringssamverkan inom V6 men stundtals var det svårt att avgränsa och det kanske också speglar verkligheten? Digitalisering berör alla verksamhetsområden och där samverkan inte fungerar på verksamhetsnivå blir det också svårt med en fungerande digitaliseringssamverkan.

Projektet har identifierat att det inte är självklart att samverka kring digitalisering och att samverkan kring digitalisering inte kan byggas utifrån att sex kommuner är beroende av samma kommunalförbunds IT-leveranser. Samverkan kring digitalisering behöver ske på annat sätt än IT-samverkan.

Detta har fått en rad konsekvenser som inte varit en del av projektets aktivitetsplan, men som projektet påskyndat eller påverkat. Det handlar till exempel om styrningen av kommunalförbundet, då förbundsordning och tidigare IT-avtal reviderats under projekttiden.

Projektets framtagna processer har gjort det möjligt för Kommunalförbundet Göliska IT att, under projektets gång, anpassa sina interna processer och rutiner för att kunna hantera kommunernas nya digitaliseringsbehov på bästa sätt. Detta nya arbetssätt är inte testat och utvärderat ännu, något som måste ske senast under början av nästa år.

Forskningsmässiga lärdomar

Forskningsmässigt är samverkanforskningen inom offentlig förvaltning starkt inriktad på samverkan som ett sätt att hantera komplexitet, där samverkan framförallt sker baserat på att olika aktörer (t ex kommunala förvaltningar såsom socialtjänst och skola eller olika offentliga organisationer såsom kommun, primärvård, Försäkringskassan osv) behöver samverka på grund av dess olikheter, dvs de har olika uppdrag och de behöver samverka för att en utmaning inte kan hanteras av en av aktörerna ensamma. Olika kompetenser och uppdrag blir alltså själva orsaken till samverkan, även om det också är detta som gör att samverkan blir utmanande.

Digitalisering som utmaning har samma komplexa karaktär, dvs en aktör har inte ensam kunskapen, utan det kräver att de som kan verksamheten i detalj samarbetar med dem som kan verksamhetsutveckling med hjälp av digitala verktyg. Å andra sidan handlar samverkan mellan kommuner ofta om en kraftsamling och stordriftsfördelar då man i grunden har samma uppdrag. Kommunal samverkan kring digitalisering blir därför särskilt utmanande i och med att den både har logiker av att hantera komplexitet och stordriftslogik, vilket blir extra utmanande då de kräver olika förutsättningar.

Forskningsmässigt har modeller från forskningen använts som är beskrivande och förklarande, dvs deras syfte är inte att utveckla och att säga “hur det borde vara” eller “hur det kan bli bättre”, utan snarare att beskriva och förklara varför det är som det är. Dessa modeller har ändå använts för att förstå nuläget i syfte att kunna bedriva ett utvecklingsarbete, och modellerna är till god hjälp att förstå nuläget och visa en färdriktning även om de inte ger exakta svar på hur samverkan ska organiseras.

IT och digitalisering

Den kanske mest uppenbara insikt som gjorts i projektet är att IT och digitalisering är olika saker och kräver således olika samverkansformer. Samverkan byggdes initialt mellan tre kommuner och en gemensam IT-funktion utifrån ett stordrift- och effektivitetsperspektiv. Förändringar har inte gjorts utifrån att ytterligare tre kommuner har tillkommit men det är uppenbart att det ökar komplexiteten. Det finns många exempel på kommunal samverkan inom IT, men de flesta hanterar samverkan mellan två kommuner och inte mellan sex. Det är betydligt enklare att samverka när färre aktörer är involverade. Fler aktörer som ska samarbeta behöver tydliga styr- och samverkansstrukturer för att fungera tillsammans.