Styr- och samverkansmodell för digitalisering

Innehåll på sidan

Bakgrund

Samverkan i V6 har utgått från IT-perspektivet och i huvudsak varit inriktad på IT. Denna form av samverkan har varit framgångsrik utifrån ett effektivitetsperspektiv men samverkan kring digitalisering kräver andra förutsättningar och bör bedrivas på ett helt annat sätt. Det finns behov av en formalisering i form av en styr- och samverkansmodell. Modellen ska tydliggöra hur samverkan kan bedrivas på ett mer effektfullt sätt.

Digitalisering skiljer sig från IT och system/objektförvaltning. En förutsättning för att samverkan kring digitalisering ska fungera är att kommunerna i V6 och Göliska IT ställer om till objektförvaltning. Med utgångpunkt i Högskolan i Skövdes rekommendationer kring en högre grad av formalisering har denna modell skapats. Modellen ska stödja den önskvärda förflyttningen från ett informellt nätverksbaserat arbetssätt, (deltagarstyrt nätverk) mot ett mer formaliserat arbetssätt (nätverk med ledande organisation(er) eller nätverksadministratörstyrt nätverk.

Digitalisering är en viktig del i hållbarhetsarbetet och för att uppnå de globala hållbarhetsmålen. Främst för att digitalisering är avgörande för att effektivisera resursanvändning, främja hållbara metoder och underlätta ett mer datadrivet beslutsfattande. Digitalisering möjliggör också förbättrad rapportering och uppföljning av miljöpåverkan och kan användas för att främja cirkulär ekonomi och delningsekonomi. Digitalisering kan också bidra till att öka tillgängligheten till viktiga tjänster och information, vilket kan främja social inkludering och jämlikhet. Då styr- och samverkansmodellen syftar till att "öka takten i den digitala förändringsresan som leder till användbara och innovativa digitala lösningar till nytta för invånare och medarbetare i digitaliseringsarbetet", är det rimligt att anta att modellen också bidrar till att stärka kommunernas och Göliska ITs hållbarhetsarbete.

Inledning

Modellen är till för att användas av alla medarbetare som deltar i arbete som berör verksamhetsutveckling där digitallösningar används för automatisering och innovation det vill säga digitalisering.

Ägare: Kommundirektörerna i V6

Modellansvarig: Digitaliseringschef i Skara

Modellen ska chefer, strateger, verksamhetsutvecklare, processledare, digitaliseringsutvecklare i kommunerna och på Göliska IT förstå, känna till och kunna, så att de säkerställer att den användas.

Målbild

V6-kommunerna har förmåga att samverka effektfullt[1] vilket bidrar till hög takt i den digitala förändringsresan som leder till användbara och innovativa digitala lösningar till nytta för invånare och medarbetare.

Förutsättningsskifte

Det behövs ett förutsättningsskifte eftersom samverkan kring digitalisering utgått från IT-samverkan och fokuserat på IT-funktioner och stordriftsfördelar med gemensamma IT-lösningar. IT-samarbetet har genom åren fungerat väl, men kan inte användas som utgångspunkt även för digitaliseringsarbetet. Digitalisering bör bedrivas på ett helt annat sätt och som en integrerad del i kommunal verksamhetsutveckling eftersom det har en helt annan komplexitet än IT-samverkan. För att V6 i samverkan ska kunna tillgodogöra sig digitaliseringens möjligheter är det nödvändigt med ett förutsättningsskifte.

För att en enskild organisation ska lyckas med digitaliseringen krävs det att det etableras organisatoriska förutsättningar för nya digitalt baserade arbetssätt och verksamhetsmodeller. För V6 krävs utöver detta, även förutsättningar för att själva samverkan ska fungera. Nedan beskrivs det förutsättningsskifte avseende samverkan som krävs och därefter förutsättningsskiftet kopplat till att det handlar om digitalisering i samverkan.

I bakgrunden ovan beskrivs styrgruppens beslut mot en förflyttning ”åt höger” i modellen nedan, från ett informellt nätverksbaserat arbetssätt (deltagarstyrt nätverk) som har präglat samverkan hittills, till en högre grad av formalisering och tydligare ledning av samverkan, vilket innebär mer inslag av nätverk med ledande organisation(er) eller nätverksadministratörstyrt nätverk enligt figuren nedan. Figuren, baserad på Provan och Kenis (2008), ska inte ses som tre olika samverkansmodeller, utan en styr- och samverkansmodell har olika grader av de olika typerna. De har olika fördelar och nackdelar och det finns inte en generellt bästa variant, utan snarare handlar det om att olika förutsättningar för samverkan avgör vilken grad av de olika logikerna som är lämplig. Vid analys av förutsättningarna var det tydligt att det deltagarstyrda nätverket som var den logik som tydligaste präglade samverkan idag var den logik som stämde sämst med samverkans förutsättningar. Det en rörelse åt höger framförallt kan bidra med är en ökad effektivitet i samverkan, vilket i sin tur kan öka hastigheten i den digitaliseringsresa V6-kommunerna gör i samverkan.

[1] Orsaken till samarbetet ska vara tydligt. Är behovet av samarbetet att uppnå effektivitet och/eller resursbesparingar då förutsätter det en organisering? Är behovet att lösa komplexa frågor eller lösningar då behövs en annan organisering.

När det gäller förutsättningsskiftet kopplat till att det handlar om samverkan kring digitalisering, så är digital infrastruktur, IT-driftsmiljöer samt IT-applikationer möjliggörare för digitalisering i sig. De både skapar förutsättningar för samt sätter gränser för verksamhetsutveckling med hjälp av digitala verktyg. Om digitalisering ska ske i samverkan behövs det således gemensamma driftsmiljöer, digitala applikationer och digital infrastruktur. I den mån unika lösningar väljs av enskilda kommuner, så sätter det också gränser för den digitalisering som kan ske i samverkan.

Vad är en styr- och samverkansmodell?

Det deltagarstyrda nätverket som enligt figuren ovan har dominerat samverkan tidigare innebär i princip frånvaro av styr- och samverkansmodell. En förflyttning åt höger innebär dels att ta vara på att någon/några kommuner i olika situationer är resursstarkare (t ex monetära resurser, kompetens, engagemang, förändringsbenägenhet) och kan ta en ledande roll, dels att det etableras gemensamma principer och spelregler för hur samverkan ska ske.

I princip finns det tre övergripande sätt att styra på:

• Handlingsstyrning (ge instruktioner, skapa regler kring hur arbetet ska utföras,)
• Resultatstyrning (styra på vad som ska uppnås, dvs resultat/mål) eller
• Social styrning (styra via värderingar, förhållningssätt mm).

Om den styrande parten (”ledningen”) har mycket kunskap kring hur arbetet ska utföras och vad som ska uppnås är det relativt oproblematiskt att styra, och det går antingen att styra med handlingsstyrning eller med resultatstyrning. Vet ledningen hur arbetet ska utföras, men mindre om vad som ska uppnås är handlingsstyrning att föredra. Vet ledningen vad som ska uppnås, men mindre om hur det ska ske är resultatstyrning att föredra. Har vi en situation präglad av hög komplexitet och hög förändringstakt med stor dynamik där det är svårt att bedöma både hur arbetet ska utföras och vad som ska uppnås är social styrning att föredra.

Figur 1 Beskrivning av styrning

Digitalisering är en fråga som i hög grad präglas av hög komplexitet, hög förändringstakt och med stor dynamik, vilket innebär att styr- och samverkansmodellen domineras av principer som handlar om vilka värderingar, prioriteringar och förhållningssätt som ska prägla samverkan för digitalisering i V6.

Där kunskapen antingen om hur arbetet bör utföras eller vad som ska uppnås är större finns det möjligheter att gå mot ökad grad av handlingsstyrning eller resultatstyrning, i form av spelregler beskrivna i processerna.

Organisation

Det behövs formaliserade forum i respektive kommun för att arbeta enligt processerna ”att hantera digitaliseringsinitiativ” och ” V6 Effektfull samverkan digitalisering”.

Objektförvaltning innebär att system kommer att organiseras inom objekt. Idéer och förslag av utvecklingskaraktär, exempelvis anslutning till nationella lösningar kommer framöver att hanteras inom respektive objekt.

Idéer och förslag av en mer innovativ[i][ii] karaktär eller med övergripande funktionalitet hanteras i styr- och samverkansmodellen. Varje kommun behöver budgetera egna verksamhetsutvecklingsmedel för att kunna finansiera uppdrag och projekt som utförs enskilt eller i samverkan med andra, V6, Skaraborg, VGR, länet eller nationellt.

[i] Innovation är nya lösningar som svarar mot behov och värdet uppstår då en idé omsätts i praktiken och nyttiggörs. Värdet som skapas kan anta många former – ekonomiskt, socialt eller miljömässigt. Innovationen kan vara ny för organisationen, ny för marknaden eller ny för världen. Värdeskapandet för samhället uppstår då nya lösningar tas emot, sprids och blir ett sätt att arbeta långsiktigt. Källa SKR.

V6:s Objektförvaltningsmodellen syftar till att säkerställa att IT-stödet inom ett objekt ger avsedd nytta till verksamheten. Det kräver stabilitet och tillgänglighet. Styr- och samverkansmodellen omhändertar nya digitaliseringsinitiativ. Då används V6s

projektmodell ihop med processerna: “V6 Effektfull samverkan digitalisering” och “att hantera digitaliseringsinitiativ”. I arbetet ska alltid principer för samverkan kring digitalisering följas.

Principer för samverkan kring digitalisering

För att samverkan ska vara effektfull behövs en gemensam grund som vägleder oss i samverkansarbetet, principer för samverkan. Dessa principer ska användas som ett ramverk för vårt gemensamma handlande och stödja och förenkla det arbete som sker i samverkan. Principerna ska fungera som styrning och stöd för alla som deltar i samverkan kring digitalisering och vägleda oss i när och hur vi ska samverka. Principerna stödjer både verksamhetsutvecklings- och samverkansprocesser och varje princip är ett aktivt ställningstagande.

Kommunerna använder principerna innan de initierar ett uppdrag/projekt i samverkan och under genomförande av uppdrag/projekt. De ska ingå i introduktionen av nya chefer och funktioner som har en roll i samverkan kring digitalisering. Vilka som är vi beror på vilka som är involverade i digitaliseringsinitiativet.

Vi definierar samverkan

För att på ett effektivt sätt kunna arbeta i samverkan så definierar vi mål, ansvar, roller och mandat. Innan arbetet inleds har vi kommit överens om varför vi ska genomföra ett utvecklingsarbete och varför det ska göras i samverkan. Vi är tydliga med vilken nytta som arbetet förväntas bidra till samt fastställer gemensamma strukturer för uppföljning. För att vi ska kunna samverka effektfullt krävs en ständig dialog om vad som är det egna ansvaret respektive vad som är det gemensamma ansvaret. Genom att följa denna princip undviker vi missförstånd och potentiella konflikter samt minimerar risken för att våra förväntningar inte uppfylls.

Vi har användarnyttan i fokus

Användarnytta är i fokus för vårt gemensamma utvecklingsarbete och utgångspunkten är användares behov och upplevelser. Användarens uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar är det som styr digitaliseringsarbetet tillsammans med den tekniska utvecklingen och de möjligheter den skapar. Det innebär att vi i digitaliseringsarbetet involverar användaren i utvecklingsprocessen. Med användare menas såväl invånare och näringsliv som anställda. Både privatpersoner, medarbetare och företag förväntar sig att digitala tjänster i välfärden ska fungera lika enkelt och snabbt som de tjänster som tillhandahålls i andra delar av samhället. Genom att följa denna princip ser vi till att digitalisering används där den bidrar till största möjliga nytta.

Vi testar nytt

Digitalisering kan skapa möjligheter att klara de utmaningar som samtliga kommuner står inför, men då krävs en omfattande omställning. För att lyckas med denna omställning måste vi hitta helt nya sätt att arbeta på vilket kräver att arbetet blir mer snabbfotat, att vi testar nya lösningar, att vi gör det snabbt och i kortare cykler. Oavsett metod så arbetar vi alltid systematisk med att planera, genomföra, studera och följa upp genomförandet och agera på resultatet (PDCA). Genom att följa denna princip kommer vi kunna öka takten i det gemensamma digitaliseringsarbetet, både när det gäller automatisering och innovation.

Vi drar nytta av varandras styrkor

Vi tar tillvara på det goda arbete som redan görs i våra kommuner på ett systematiskt sätt och återanvänder och förbättrar det som redan visat sig fungera. Vi tar tillvara på nyttan med att det finns olika förmågor och möjligheter inom de samverkande kommunerna. Vi låter enskild/enskilda kommuner utveckla lösningar och genomföra initiativ som kan skalas upp och användas av fler. Genom att följa denna princip skapar vi bättre möjligheter att utveckla våra verksamheter och dra nytta av varandras kompetenser och innovationer.

Vi är involverade och engagerade

Genom att kroka arm, jobba tillsammans och stärka varandra skapar vi goda relationer till varandra. Vi stödjer den gemensamma inriktningen och förlitar oss på att den/de som vi utsett som ansvarig för ett genomförande har kompetens och förmåga att genomföra det som överenskommits. Vi bidrar till utvecklingen av samverkan genom att bygga på varandras resonemang och genom att bidra med våra olika unika kunskaper och perspektiv. Genom att följa denna princip bidrar vi med delar av de grundläggande förutsättningar som krävs för en effektfull samverkan.

Processer

En kortfattad beskrivning av de två processerna som är förutsättningar för att digitalisering i samverkan ska ske i takt. I processerna tillämpas principerna. Genom att vi har tydliga processer och principer som stödjer arbetssätten så kan i stället fokus läggas på att skapa framdrift.

I varje kommun ska det finnas en process för att hantera digitaliseringsinitiativ. Processen ska uppnå följande villkor:

• Det ska vara möjligt att lämna initiativ digitalt.
• Det ska finnas en ”exit” i processen för initiativ som ska hanteras antingen som ett ”IT-initiativ” (Göliska IT) eller som ett etablerat förvaltningsobjekt.
• Det ska finnas etablerade kommunövergripande forum för att diskutera inkomna digitaliseringsinitiativ.
• Output från processen ska vara en behovsbeskrivning enligt V6 projektmodell.

Det finns en framtagen process i förvaltningen som är rekommenderad av styrgruppen att använda av kommunerna “Hantera inkomna digitaliseringsinitiativ”. När kommunerna använder den så hanteras varje idé eller förslag från medarbetare på ett systematiskt sätt och blir också värderade. Tidigt i processen tas kontakt med andra kommuner i V6 och med Göliska IT. Processen “V6 Effektfull samverkan digitalisering” syftar till att stödja en effektiv handläggning, där överenskommelser arbetar fram med berörda parter. Det är initiativtagande kommuner som driver processen. Båda dessa processer förutsätter en struktur i varje kommun där idéer, förslag och överenskommelser kan hanteras.

Spelregler

Ytterligare en viktig del för att nå en effektfull samverkan är att ha tydliga spelregler. Spelregler behövs för att skapa effektivitet och för att standardisera handlingar i en grupp. Våra spelregler berättar vilka regler vi agerar utefter och tar hänsyn till i samverkan:

• V6 kommunerna och Göliska har använder sig av processen ”Att hantera inkomna digitaliseringsinitiativ, bilaga 1 eller egenutvecklad process.
• Kommunerna följer processen ”V6 Effektfull samverkan digitalisering, bilaga 2
• Utvecklingsuppdrag ska besvaras inom angiven tidsram. Om kommunen inte inkommit med svar inom angiven tidsram innebär det att kommunen inte deltar i det aktuella utvecklingsuppdraget.
• Kommuner som väljer att inte delta i utvecklingsarbetet kan ta del av resultatet men ansvarar själva för implementering.
• I uppdrag och projekt används V6:s projektmodell

Stöd för kvalificering och prioritering

Förslagsvis skulle nedan frågeställningar vara ett stöd för kvalificering och prioritering för att hantera inkomna digitaliseringsinitiativ. Stöd finns i excelformat Bilaga 3

Hur angeläget är digitaliseringsinitiativet?

Kommer initiativet att:

• Skapa ett ökat värde nytta för invånare, verksamhet och medarbetare?? tex Extern nytt tex tillgänglighet, service. Intern nytta tex förbättrad kompetens, arbetsmiljö, flexibilitet, skalbarhet
• Ge en betydande kostnad eller tidsbesparing?
• Bidra och stödja kommunens övergripande mål, nationella mål?
• Bidra till att kommunen följer krav i lag och förordningar?

Hur genomförbart är digitaliseringsinitiativet?

• Finns ett tydligt ägarskap för idén?
• Är organisationen, verksamheten motiverad?
• Finns budgetutrymme tid och/eller pengar?
• Finns Intern kompetens för genomförande tillgänglig i verksamheten?
• Är initiativet är juridiskt okomplicerat? Olika perspektiv ska värderas verksamhetsjuridik, informationssäkerhet.

Är det relevant att samarbeta?

När vi kvalificerar och prioriterar vilka digitaliseringsinitiativ vi ska samverka kring utgår vi från en samlad bedömning utifrån följande frågeställningar:

• Är det ett gemensamt problem som ska lösas?
• Är det kostnadseffektivt att göra det tillsammans?
• Kan samverkan bidra till att minska onödigt dubbelarbete?
• Kommer samverkan bidra till att skapa och testa nya idéer och innovationer?
• Kan samverkan kring digitaliseringsinitiativet hjälpa till att driva teknisk utveckling och bidrar till att utveckla teknisk kompetens och infrastruktur?
• Har förvaltningen/ kommunen personella och finansiella resurser att bidra med i fortsatt arbete?