Ägardirektiv för Centrumbostäder i Skara AB

Innehållsförteckning

Ägardirektiv för verksamheten i Centrumbostäder i Skara AB, nedan kallat bolaget, föreslagna av kommunfullmäktige i Skara kommun 2024-02-19, § 19, och antagna av bolagsstämman 2024-03-21, § 13.

Ägardirektiven ska antas årligen på ordinarie bolagsstämma.

1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen

Kommunerna har enligt lag ett uttalat ansvar för bostadsförsörjningen generellt och ett särskilt ansvar för vissa grupper. Centrumbostäder i Skara AB är ett viktigt verktyg för att Skara kommun ska uppfylla detta ansvar.

Lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag innebär att kommunala bolag ska bedriva verksamheten enligt affärsmässiga principer. Därutöver gäller bland annat Kommunallagen, Aktiebolagslagen, Bokföringslagen, Förvaltningslagen, Lagen om offentlig upphandling, Offentlighets- och sekretesslagen, Arkivlagen och Dataskyddsförordningen för de allmännyttiga bostadsaktiebolagen.

Bolaget är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bolagets verksamhet regleras, utöver av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfullmäktige, fastställda av bolagsstämma.

Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom förekommande avtal mellan kommunen och bolaget.

2. Kommunens direktivrätt

Bolagets styrelse och verkställande direktör har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning, exempelvis aktiebolagslagen och offentlighets- och sekretesslagen, eller strider mot bolagets intresse.

Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen.

3. Kommunens ledningsfunktion

Bolaget står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild företagspolicy.

Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse.

Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

4. Föremålet för bolagets verksamhet

Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Skara kommun förvärva, äga, bebygga, förvalta, förädla och försälja fastigheter och tomträtter med bostadslägenheter och därtill hörande kollektiva anordningar samt även med lokaler i de fall lokalerna utgör en mindre del av dessa fastigheter, används för kommunal verksamhet eller är kommersiella lokaler som har ett tydligt samband med den övriga verksamheten.

Bolaget är skyldigt att utföra de uppdrag som bolaget tilldelats av sina ägare.

Verksamheten ska bedrivas åt ägaren/i ägarens ställe.

Bolaget ska

• vara remissorgan i frågor som rör bolagets verksamhetsområde
• handlägga av kommunfullmäktige överlämnade ärenden samt verka för samarbete med övriga kommunala organ
• lämna information om sin verksamhet och
• följa utvecklingen inom bolagets ansvarsområde

Bolaget får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen.

Bolaget får inte heller bedriva verksamhet som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.

5. Ändamålet med bolagets verksamhet

Ändamålet med bolagets verksamhet är att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Skara genom byggnation och förvaltning av bostäder, samt att utveckla boendet och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boinflytande och inflytande i bolaget. Uthyrning av lokaler till näringsidkare ska bedrivas på affärsmässig grund och främja näringslivets utveckling inom kommunen.

Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Inom ramen för affärsmässighet ska bolagets verksamhet präglas av ett bostadssocialt ansvar och ett ansvar för bostadsförsörjningen i kommunen.

Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla Skara kommun.

6. Mål för bolagets verksamhet

Bolaget ska eftersträva följande verksamhets- och ekonomiska mål:

1. Bolaget ska se till att hyresgästerna trivs och känner sig trygga i sitt boende.

1. Bolagets servicenivå ska vara hög och karaktäriseras av stor lyhördhet gentemot hyresgästernas önskemål.

1. Bolaget ska söka samarbete med hyresgästerna, dessa ska uppmuntras att ta del i bolagets förvaltning och utveckling.

1. Bolaget ska eftersträva att ha stabila hyresförhållanden.
   Bolaget ska eftersträva att det inom koncernen erbjuds attraktiva och kvalitativa bostäder, upplåtna med hyresrätt, åt olika typer av bostadskonsumenter. Ett brett utbud av bostäder med stor valfrihet beträffande storlek, standard, prisbild och belägenhet ska eftersträvas. Ensidiga upplåtelseformer ökar segregationen. Därför ska bolaget bidra till att skapa en stad med blandade bostads- och upplåtelseformer.

1. Bolaget ska tillhandahålla studentbostäder.

1. Bolaget ska tillse att hyresnivåerna hålls marknadsmässiga.

1. Bolaget ska verka för att tillhandahålla operatörsoberoende bredband till sina hyresgäster.

1. Bolaget ska se till att värdet på bolagets fastigheter upprätthålls genom rationell och marknadsanpassad fastighetsförvaltning.

1. Bolaget ska verka för att tillhandahålla lokaler till näringslivet för nya och växande företag.

6.5 Ekonomiska mål

Bolaget ska på kort och lång sikt sträva efter en balanserad ekonomisk utveckling med utgångspunkt från bolagets uppdrag, investeringsbehov och ekonomiska risker.

Bolagets årliga mål avseende resultatkrav ska ha sin utgångspunkt från ovanstående med beaktande av det avkastningskrav som ägaren ställer.

Skara kommuns krav på avkastning, (totalavkastning på marknadsvärde), är minst 4,5 % över en rullande 5-årsperiod.

Bolaget skall ha en solidetet som inte understiger 20%

Bolagets långfristiga lån maximeras till 450 mnkr.

7. Grundläggande principer för bolagets verksamhet

Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses.

Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv.

Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen.

8. Fullmäktiges ställningstagande

Kommunfullmäktige ska beredas möjlighet att ta ställning innan beslut i ärende fattas avseende bolagets egna eller, om sådana finns, dotterbolags

a) förvärv av fastigheter eller köp av fastighetsbolag till en volym över 10 % av det befintliga fastighetsbeståndet under samma kalenderår, eller förvärv eller köp enligt denna punkt som överstiger 20% av det befintliga fastighetsbeståndet över en rullande treårsperiod.

b) bildande, förvärv eller försäljning av dotterbolag.

c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet

d) förvärv av aktier eller andelar i andra bolag eller föreningar

e) övriga frågor av principiell betydelse eller av större vikt.

Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den ska underställas kommunfullmäktige, ska samråd ske med kommunstyrelsen.

Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt.

9. Plan och budget för bolagets verksamhet

Bolaget ska följa Skara kommuns tidplan och struktur vad gäller planering och budgetprocessen.

Budget och verksamhetsplan ska innehålla redovisning i de avseenden Skara kommun bestämmer och tillställas Skara kommun.

10. Underlag för bokslut och sammanställd redovisning

Bolaget ska följa Skara kommuns tidplan vad gäller årsredovisning.

Bolaget ska tillhandahålla underlag för sammanställd redovisning till Skara kommun.

11. Finansföreskrifter

Bolaget ska följa Skara kommuns finansföreskrifter. Bolagets likviditet och betalningsströmmar ska samordnas i kommunens koncernkonto för optimal kvittning. Bolagets finansieringsbehov ska tillgodoses genom kommunens finansförvaltning.

Kommunfullmäktige beslutar i samband med budget om låneram.

12. Informationsskyldighet

Bolaget ska hålla Skara kommun väl informerad om sin verksamhet. Bolaget ska initiera möten med kommunstyrelsen om omständigheterna så påkallar.

Bolaget ska därvid uppmärksamma kommunen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.

Det åligger bolaget att till Skara kommun snarast översända

a) protokoll från bolagsstämma;

b) protokoll från styrelsesammanträde;

c) bolagets årsredovisning;

d) revisionsberättelse;

e) granskningsrapport;

f) delårsrapport.

g) rapportering med anledning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Innehåller protokoll som ska översändas till kommunen uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling vari uppgiften återfinns äger bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits.

13. Instruktion för verkställande direktör

Styrelsen har enligt 8 kap ABL att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen samt enligt 8 kap ABL ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Detta ska ske i skriftlig instruktion. Styrelsen ska tillse att instruktion omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.

I instruktionen ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokollet.

14. Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen ska enligt 8 kap ABL utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete.

15. Informationssammanträde i kommunfullmäktige

Bolaget ska årligen sedan årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport tillställts Skara kommun informera kommunfullmäktige på ett ordinarie fullmäktigesammanträde. Informationen ska planeras i samråd med kommunfullmäktiges ordförande. Vid sammanträdet ska ordförande och vid behov, vice ordförande, verkställande direktör och lekmannarevisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Vid behov gäller detta också bolagets revisorer. Samtal om visioner för bolagen äger rum i samband med informationssammanträdet.

Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter som enskild ej äger ta del av.

Vid informationssammanträde är ordförande, vice ordförande, verkställande direktör, lekmannarevisorer och revisorer befriade från tystnadsplikt som aktieägaren enligt aktiebolagslagen äger förfoga över.

16. Revisorer och lekmannarevisorer

Revisorer och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s rekommendation om gemensam revision tillämpas.

Lekmannarevisorerna ska i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten.

Bolagets lekmannarevisorer ska årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten.

17. Taxa för utlämnande av handlingar

Kommunens taxa för utlämnande av handlingar ska gälla också i bolaget.

18. Arkivreglemente

Kommunens arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.

19. Samverkan

Bolaget är en resurs för hela kommunkoncernen. Bolaget har att samverka med kommunen, kommunalförbund och kommunala bolag i frågor och ärenden som kan bli aktuella och där bolaget kan spela en roll i.

Bolaget ska genom olika aktiviteter knutna till bolagets verksamhet och i samverkan med andra regionalt och nationellt marknadsföra regionen och Skara som en attraktiv kommun att bedriva företag, bo och verka i.

Bolaget har att samverka med näringslivet, organisationer och föreningar i regionen.

Bolaget skall bidra till att kommunvisionen och att KF-målen, till den del de omfattar bolaget, nås.

Bolaget skall i tillämpliga delar följa Kommunfullmäktiges antagna riktlinjer för ekonomi- och verksamhetsstyrning.

Bolaget ska bidra till utvecklingen av kommunens varumärke och dess värden.

Samordna planeringsprocessen med kommunens övergripande planerings- och uppföljningsprocess.

Att arbeta med att identifiera, analysera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verksamhet genom systematisk intern kontroll.

20. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt

Bolaget ska i en bilaga till årsredovisningen lämna följande information:

1. Om utvärdering av styrelsen och verkställande direktören genomförts.

1. Om styrelseledamöterna eller verkställande direktören har uppdrag, aktier, andelar eller andra intressen i företaget som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget.

1. Hur styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sammanträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden.

1. Hur den interna kontrollen, både vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren beslutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.

1. Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
2. Hur bolaget kommunicerar med revisorerna och lekmannarevisorerna.

1. Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen för att bereda kommunfullmäktige tillfälle att ta ställning.

Rapporteringen och information ska ske i en bilaga till årsredovisningen, i samband med att underlag lämnas för kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Skara kommun tillhandahåller en e-tjänst till stöd för denna rapport.

Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap 1§ kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma.

21. Samordning av kommungemensamma funktioner

Bolaget ska samverka med kommunen och beakta kommunens ställningstaganden inom följande områden.

Med att beakta menas att styrdokument relaterade nedanstående listade ämnen bör följas i tillämpliga delar under förutsättning att det inte strider mot bolagsordning, ägardirektiv, tvingande lag eller annan författning:

• a) Personal- och ledarutveckling
• b) Personal- och lönepolitik, samordnas så långt som det är möjligt med tanke på att/om bolagen inte tillhör samma arbetsgivareorganisation som kommunen
• c) IS/IT (Informationssystem/Informationsteknik)
• d) Upphandling
• e) Miljöprogram
• f) Jämställdhet
• g) Marknadsföring samordnas så långt som det är möjligt med tanke på att resp. bolag också marknadsför sig med egen profil
• h) Finanssamverkan
• i) Ekonomisystem
• j) Arvoden och ersättningar

Representation. Av kommunfullmäktige antagna regler för representation gäller för bolagen.

Internkontroll och riskhantering. Bolaget ska ta hänsyn till kommunens reglemente/tillämpnings-anvisningar för intern styrning och kontroll. Bolaget ska arbeta med att identifiera, analysera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verksamhet genom systematisk intern kontroll.

Eventuella nya funktioner som beslutas av kommunfullmäktige

Bolaget ska medverka i kommunkoncernens verksamhet avseende krisberedskap och totalförsvar.

22. Förklaring till lokaliseringsprincipen

Lokaliseringsprincipen framgår av KL 2 kap 1 § Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller landstingets område eller deras medlemmar och som inte skall handhas enbart av staten, en annan kommun, ett annat landsting eller någon annan.