Ägardirektiv för Skara energi AB

Innehållsförteckning

Ägardirektiv för verksamheten i Skara Energi AB, nedan kallat bolaget, föreslagna av kom- munfullmäktige i Skara kommun den 15 juni 2022, § 89, och antagna av bolagsstämman den 2023-03-21, § 12.

Ägardirektiven ska antas årligen på ordinarie bolagsstämma.

1. Bolaget som en del av den kommunala organisationen

Bolaget är en del av kommunens verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta. Bo- lagets verksamhet regleras, utöver av bolagsordningen, av direktiv utfärdade av kommunfull- mäktige, fastställda av bolagsstämma.

Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom

a) gällande bolagsordning;

b) gällande ägardirektiv;

c) förekommande avtal mellan kommunen och

2. Direktivrätt

Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författ- ning.

3. Insyn och styrfunktion

Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Skara kommun utövar kommu- nens styrfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunens företagspolicy.

Bolaget ska ge den information och tillställa Skara kommun de handlingar som begärs. Skara Energi AB ska under året rapportera om bolagets verksamhet och ekonomi inför kommunsty- relsen

Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.

Bolaget erinras om att kommunstyrelsen enligt kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

4. Föremålet för bolagets verksamhet

Föremålen för bolagets verksamhet, som till sin art anges i bolagsordningen, är att bedriva nätverksamhet för el, fjärrvärme, vatten, avlopp, kyla, kabel-TV, data- och telekommunika- tion och värmeproduktion, avloppsrening och miljöverksamhet samt utföra entreprenader, installationer och sälja tjänster för ifrågavarande anläggningar och verksamheter samt att äga och förvalta fast och lös egendom samt aktier och andelar i företag inom energi-, vatten-, av- lopps-, data- och telekommunikations- och miljösektorer.

Bolaget ska ansvara för

• projektering, anläggning, drift och underhåll av kommunens el-, fjärrvärme-, data- och tele-, vatten- och avloppsledningar, fjärrvärmeverk samt vatten- och avloppsverk och där- till hörande anläggningar.

Bolaget ska

• utfärda de bestämmelser som behövs inom verksamhetsområdet, såsom i fråga om anslut- ning och installation,
• främja hushållningen av energi inom bolagets verksamhetsområde
• vara remissorgan i frågor som rör bolagets verksamhetsområde
• handlägga av kommunfullmäktige överlämnade ärenden samt verka för samarbete med övriga kommunala organ
• lämna information om sin verksamhet och
• följa utvecklingen inom bolagets ansvarsområde.

Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärd som ej är förenlig med kommunal kompe- tens.

Bolaget är skyldigt att utföra de uppdrag som bolaget tilldelas av sin ägare.

Verksamheten ska bedrivas åt ägaren/i ägarens ställe.

5. Ändamålet med bolagets verksamhet

Ändamålet med bolagets verksamhet är att vara ledande företag för infrastruktur. Bolagets tjänster ska präglas av stor driftssäkerhet, rationellt utförande och drift, god ekonomi, god miljö och med fokus på kunderna.

Fjärrvärmeverksamhet samt produktion av och handel med el ska bedrivas på affärsmässig grund.

VA- verksamhet ska bedrivas i enlighet med lokaliseringsprincipen, förbudet mot spekulativ verksamhet och självkostnadsprincipen. Vid drift av allmän VA-anläggning i annan kommun görs avsteg från lokaliseringsprincipen samt ställs krav på affärsmässig grund.

Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Skara kommun.

6. Mål för bolagets verksamhet

Bolaget ska eftersträva följande verksamhets- och ekonomiska mål

1. Bolaget ska verka för användande av förnyelsebara energiformer och spillenergikällor på ett miljömässigt och ekonomiskt sätt.
2. Bolagets verksamhet ska bedrivas på sådant sätt att en rationell energi- och renvattenför- sörjning med god driftsstandard upprätthålles.
3. Bolaget ska tillgodose konsumenternas energi- och renvattenbehov med hög servicenivå. Bolaget ska verka för en prisbild som ligger under genomsnittet i Sverige (nätavgift och VA) eller på genomsnittet (fjärrvärme).
4. Bolagets taxepolitik ska utformas så att verksamheten långsiktigt blir ekonomiskt självbä- rande och ger skälig förräntning (konsolidering) på nedlagt kapital.
5. Bolaget ska ha ett operatörsoberoende stadsnät för data och

Eventuell utdelning planeras i bolagets budget och fastställs vid bolagsstämman.

6.5 Ekonomiska mål

Bolaget ska på kort och lång sikt sträva efter en ekonomisk utveckling med utgångspunkt från bolagets uppdrag, investeringsbehov och ekonomiska risker.

Bolagets årliga mål avseende resultatkrav ska ha sin utgångspunkt från ovanstående med be- aktande av det avkastningskrav som ägaren ställer.

Skara kommun har fastställt ett avkastningskrav för år 2023 motsvarande 6 % av sysselsatt kapital. Avkastningskravet är exklusive VA-delen.

Avkastningskravet kan komma att omprövas om förutsättningarna för dessa ändras.

Bolaget skall ha en solidetet som inte understiger 30%. (exklusive VA-delen)

Bolagets långfristiga lån maximeras till 80 mnkr.

7. Grundläggande principer för bolagets verksamhet

Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses.

Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamå- let med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv.

Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget ska därför i samråd på sikt söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.

8. Självkostnads-, likställighets- och lokaliseringsprinciperna

Bolaget ska i förekommande fall i sin verksamhet tillämpa de kommunala självkostnads-, likställighets- och lokaliseringsprinciperna.

9. Underställningsplikt

Bolaget ska i följande frågor väcka ärende hos Skara kommun

a) Nya specifika investeringsobjekt över 5 000 000 kronor, (ej löpande karaktär);

b) bildande, förvärv eller försäljning av dotterbolag;

c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet;

d) övriga frågor av principiell betydelse eller av större

Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om fråga är av sådant slag att den ska understäl- las Skara kommun, ska samråd ske med Skara kommun.

10. Plan och budget för bolagets verksamhet

Bolaget ska följa Skara kommuns tidplan och struktur vad gäller planering och budgetproces- sen.

Budget och verksamhetsplan ska innehålla redovisning i de avseenden Skara kommun be- stämmer och tillställas Skara kommun.

11. Underlag för sammanställd redovisning

Bolaget ska följa Skara kommuns tidplan vad gäller årsredovisning. Bolaget ska tillhandahålla underlag för sammanställd redovisning till Skara kommun

12. Finansföreskrifter

Bolaget ska följa Skara kommuns finansföreskrifter:

Bolagets likviditet och betalningsströmmar ska samordnas i kommunens koncernkonto för optimal kvittning. Bolagets finansieringsbehov ska tillgodoses genom kommunens finansför- valtning.

Kommunfullmäktige beslutar i samband med budget om låneram.

13. Informationsskyldighet

Bolaget ska hålla Skara kommun väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till Skara kommun för vidare befordran till kommunstyrelsen snarast översända

a) protokoll från bolagsstämma;

b) protokoll från styrelsesammanträde;

c) bolagets årsredovisning;

d) revisionsberättelse;

e) granskningsrapport;

f) delårsrapport.

Innehåller protokoll som ska översändas till kommunen uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling vari uppgiften återfinns äger bolaget utesluta upp- giften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits.

14. Suppleanters roll m m

Icke tjänstgörande suppleanter har närvarorätt vid styrelsens sammanträden. Suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde.

Samma ordning ska gälla för suppleanters inträde i styrelsen som för ersättares tjänstgöring i kommunens nämnder.

Suppleant har rätt att yttra sig vid styrelsesammanträde även om han ej ersätter ledamot.

Närvarande suppleant som ej ersätter ledamot har att iakttaga motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot. En förbindelse om detta bör träffas med varje suppleant för sig.

15. Instruktion för verkställande direktör

Styrelsen har enligt 8 kap ABL att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direk- törens handhavande av den löpande förvaltningen samt enligt 8 kap ABL ange arbetsfördel- ningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Detta ska ske i skriftlig instruktion. Sty- relsen ska tillse att instruktion omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.

I instruktionen ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokollet.

16. Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen ska enligt 8 kap ABL utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete.

17. Informationssammanträde i kommunfullmäktige

Bolaget ska årligen sedan årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport tillställts Skara kommun Förvaltnings AB och i god tid innan bolagsstämma hålls anordna informa- tionssammanträde för ledamöterna och suppleanterna i kommunfullmäktige.

Informationssammanträdet ska planeras i samråd med kommunfullmäktiges ordförande. Vid sammanträdet ska ordförande, vice ordförande, verkställande direktör och lekmannarevisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Vid behov gäller detta också bolagets revisorer.

Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter som enskild ej äger ta del av. Diskussioner om visioner för bolagen äger rum i samband med informationssammanträdet.

Vid informationssammanträde är ordförande, vice ordförande, verkställande direktör, lek- mannarevisorer och revisorer befriade från tystnadsplikt som aktieägare enligt aktiebolagsla- gen äger förfoga över.

18. Förvaltningsberättelsens innehåll

Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av kommunen uppställda mål.

19. Revisorer och lekmannarevisorer

Revisorer och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s rekommendation om gemensam revision tillämpas.

Lekmannarevisorerna ska i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten.

20. Taxa för utlämnande av handlingar

Kommunens taxa för utlämnande av handlingar ska gälla också i bolaget.

21. Arkivreglemente

Kommunens arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.

22. Fjärrvärme

Bolaget ska erbjuda fjärrvärmeanslutning till alla fastigheter i nära anslutning till den utbygg- nad av fjärrvärmen som bolaget planerar.

23. Samverkan

Bolaget är en resurs för hela kommunkoncernen. Bolaget har att samverka med kommunen, kommunalförbund och kommunala bolag i frågor och ärenden som kan bli aktuella och där bolaget kan spela en roll i. Ibland kan det enskilda bolagets intressen komma att avvägas gentemot kommunkoncernens intressen.

Bolaget ska genom olika aktiviteter knutna till bolagets verksamhet och i samverkan med and- ra regionalt och nationellt marknadsföra regionen och Skara som en attraktiv kommun att be- driva företag, bo och verka i.

Vidare har bolaget att samverka med näringslivet, organisationer och föreningar i regionen. Bolaget har att beakta och bidra till att kommunvisionen och att KF-målen nås.

Bolaget skall i tillämpliga delar följa Kommunfullmäktiges antagna riktlinjer för ekonomi- och verksamhetsstyrning

Bolaget ska bidra till kommunnyttan inom ramen för Skara Vision 2025. Bolaget ska bidra till utvecklingen av kommunens varumärke och dess värden. Bolaget har att inarbeta av kommunfullmäktige antagna mål i sina planer.

I samverkan med kommunen, och övriga kommunala bolag, söka lösningar som tillgodoser kommunens gemensamma intressen (kommunkoncernnyttan).

Som huvudregel driva verksamheten ekonomiskt självbärande utan kommunala bidrag, gene- rera skälig avkastning på insatt kapital. (se Ekonomiska mål)

Samordna planeringsprocessen med kommunens övergripande planerings- och uppföljnings- process.

Att arbeta med att identifiera, analysera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verk- samhet genom systematisk intern kontroll.

Följa av fullmäktige beslutade och överlämnade styrdokument som bolagen omfattas av,

Att i särskild bolagsstyrningsrapport i samband med årsredovisning, årligen till kommunsty- relsen lämna information om:

a) verksamheten bedrivits i enlighet med kommunalt ändamål/befogenhet.

b) utvärderingen av styrelse och vd:s arbete, och om ledamot/vd har (eller under året haft) uppdrag/intresse i företag som bolaget har (eller under året haft) affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch,

c) hur den interna kontrollen är organiserad och hur väl den fungerat,

d) hur bolaget arbetat med och följt sina risker,

e) kommunikationen med revisorer och lekmannarevisorer,

Om kommunstyrelsen utöver ovanstående information även efterfrågar ytterliga- re/kompletterande information för att uppfylla uppsiktsplikten, ska sådan information lämnas av bolaget utan dröjsmål.

Kommunallagens regler om kommunstyrelsens uppsiktsplikt avseende kommunala bolag framgår av KL 6 kap 1 §, 9-10 §§, 10 kap 3 §

24. Gemensamma funktioner

Följande kommungemensamma funktioner ska samordnas och de regler som antagits för tillämpning i kommunen ska tillämpas i hela kommunkoncernen.

a) Personal- och ledarutveckling

b) Personal- och lönepolitik, samordnas så långt som det är möjligt med tanke på att bo- lagen inte tillhör samma arbetsgivareorganisation som kommunen

c) IS/IT (Informationssystem/Informationsteknik)

d) Upphandling

e) Miljöprogram

f) Jämställdhet

g) Marknadsföring samordnas så långt som det är möjligt med tanke på att bolag också marknadsför sig med egen profil

h) Finanssamverkan

i) Ekonomisystem

j) Arvoden och ersättningar

k) Krisberedskap, Krisledningsnämnden har med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning rätt att tillämpliga delar överta hela eller delar av bolagets verk- samhetsområden.

l) Representation, Av kommunfullmäktige antagna regler för representation gäller för bo-

m) Internkontroll och riskhantering, Bolaget ska ta hänsyn till kommunens reglemen- te/tillämpnings-anvisningar för intern styrning och Bolaget ska arbeta med att identifiera, analysera och i möjligaste mån nedbringa riskerna i sin verksamhet genom systematisk intern kontroll.

n) Eventuella nya funktioner som beslutas av kommunfullmäktige

Förklaring till självkostnads-, likställighets- och lokaliseringsprinciperna

Självkostnadsprincipen framgår av KL 2 kap 6 § Kommuner och landsting får inte ta ut högre avgifter än som svarar mot kostnaderna för de tjänster eller nyttigheter som kommunen eller landstinget tillhandahåller, självkostnaden.

Likställighetsprincipen framgår av KL 2 kap 3 § Kommuner och landsting ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat.

Lokaliseringsprincipen framgår av KL 2 kap 1 § Kommuner och landsting får själva ha hand om sådana angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller lands- tingets område eller deras medlemmar och som inte ska handhas enbart av staten, en annan kommun, ett annat landsting eller någon annan.