Beslut gällande avgifter för kopior och allmänna handlingar

Innehållsförteckning

Avgifter för kopior av allmänna handlingar

Förslag till beslut

Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar skall tas ut enligt nedan ”Förslag till avgifter med tillämpningsanvisningar. Det äldre beslutet i kommunfullmäktige 2000-02-21 § 7 upphävs.

Sammanfattning av ärendet

Skara kommuns avgifter för kopia av allmänna handlingar bygger på 15-22§§ i avgiftsförordningen (1992:1991) Avgiften för kopior av allmänna handlingar har beräknats med utgångspunkt i en genomsnittlig självkostnad för att framställa och expediera kopior.

Beslutsunderlag

Förslag till avgifter med tillämpningsanvisningar

1 § Avgift för kopiering av allmän handling, inte ritningar och kartor

2 § Avgift för kopiering av allmän handling, till exempel kartor och ritningar

Avgiften gäller kopia från såväl papper som digitalt.

3 § Avgift övriga format samt avskrifter och bestyrkta kopior

4 § Avgift videoband, ljudband och digitala filer

Tillämpningsanvisningar

Den som så önskar har rätt att begära att få ta del av allmänna handlingar i myndighetens lokaler utan avgift. Det är först när någon vill ha en kopia av handlingar som en avgift tas ut för den kostnad som uppstår.

Vid förfrågan med stöd från offentlighetsprincipen gäller följande:

• Någon begär att få en kopia av allmän handling. Uppgifterna kan tas fram med rutinbetonade åtgärder. Det är då fråga om en begäran med stöd av offentlighetsprincipen och bestämmelserna i fullmäktiges tillämpning av avgiftsförordningen gäller.
• Någon efterfrågar information som är lagrad i pappersform och som myndigheten endast kan ta fram med en arbetsinsats som går utöver vad som kan sägas vara rutinbetonad. Offentlighetsprincipen är då inte tillämpligt utan myndigheten måste avgöra om den ska avvisa beställningen eller utföra den mot ersättning. Avgift kan tas ut med stöd av bestämmelserna i fullmäktiges tillämpning av avgiftsförordningen.
• Någon efterfrågar kopia av allmän handling i digital form på annan databärare. Myndigheten har ingen skyldighet att tillgodose denna önskan, men det kan finnas fördelar att tillhandahålla uppgifterna i digital form. Avgift kan tas ut med stöd av bestämmelserna i fullmäktiges tillämpning av avgiftsförordningen.

Avgifter ska inte tas ut om kopiering av allmän handling sker för ändamål som bedöms vara av intresse för kommunen, t.ex: kopiering för de politiska partierna i kommunfullmäktige, personalorganisationerna eller för landstings eller statlig myndighets utredning. Avgift får inte heller tas ut för utdrag av personuppgifter enligt bestämmelserna i 26 § personuppgiftslagen.

Förvaltningschef eller delegerad beslutar om undantag från avgift för kopia eller avskrift av allmän handling om särskilda skäl finns. Beslutet kan även gälla om missbruk uppstår, s k småbeställningar, som hade kunnat göras vid ett tillfälle.

Ersättning för porto ska tas ut för porto om försändelsen väger mer än 20 gram. Dessutom ska ersättning för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att sända den begärda handlingen eller kopian med post, bud eller liknande tas ut.

Om det är fråga om informations- och kursmaterial kan kostnader för manus och inspelningen inkluderas i avgiftsunderlaget. Materialkostnader och porto tillkommer.

Moms tas inte ut på avgifter enligt 15 § avgiftsförordningen. Myndigheten kan samfakturera avgifter vid återkommande beställningar av kopior mm av allmän handling.

Upphör den statliga avgiftsförordningen att gälla tas avgift ut enligt kommunfullmäktiges beslut.

Beslutet gäller från och med 1 januari 2013 och omfattar alla nämnder/styrelser i Skara kommun. De kommunala bolagen uppmanas att anta dessa bestämmelser.

Bakgrund

För att kommunen ska få ta ut avgift för kopior av allmänna handlingar krävs att kommunfullmäktige antagit en taxa för ändamålet. Idag finns en taxa för avgift i samband med utlämnande av allmän handling som Kommunfullmäktige i Skara fastställde 2000-02-21 § 7 motsvarande den statliga avgiftsförordningen.

Möjligheter för statliga myndigheter att ta ut avgifter är noggrant reglerade Allmänna regler som gäller alla myndigheter finns i avgiftsförordningen (1992:191). Enligt 15 § ska avgift tas ut för

• kopia eller avskrift av allmän handling
• utskrift av upptagning för automatisk databehandling (ADB)
• kopia av video- eller ljudbandsupptagning eller utskrift av ljudbandsupptagning
• sådana bevis och registerutdrag som avses i 20 §.

Avgifterna tas ut enligt bestämmelserna i 16-22 §§ avgiftsförordningen.

Normalt är de första nio sidorna gratis. Om beställningen omfattar tio sidor eller mer tas avgift ut per sida (kopiesida). Avgiften är för de tio första sidorna: 50 kr och för varje sida därutöver 2 kronor.

Motsvarande gäller för information i digital form som begärs i form för utskrifter. Den enskilde kan, om så begärs, också få kopia av handlingar via fax, då är avgiften densamma.

Om en kopia av handlingen inte kan tas fram utan en avskrift måste göras. Beroende på hur lång tid detta tar kan en fastlagd tidtaxa bestämma avgiften t. ex.125 kr för varje påbörjad kvart. Det är bra om myndigheten i förväg kan upplysa om kostnaden. Gäller det kopia av video- eller ljudbandsupptagning är avgifterna för kopiorna vara 600 kr/band för en videobandsupptagning och 120 kr/band för en ljudbandsupptagning.

Det grundläggande är principen om full kostnadstäckning, avgiften ska beräknas så att myndighetens självkostnad för att framställa och distribuera kopiorna täcks. Avvikelser kan förekomma i följande situationer då man kan ta avgift från och med första sidan, ta en högre avgift om ett särskilt format efterfrågas eller dyrare papper en normalt efterfrågas eller om kostnaderna avsevärt överstiger den föreskrivna avgiften.

För myndigheter på det kommunala området saknas särskilda regler motsvarande bestämmelserna i avgiftsförordningen. Varje kommun får därför själv fastställa de avgifter som skall tas ut. Inget hinder möter dock mot att avgiftsförordningens regler får tjäna som vägledning vid avgiftssättning. Att det finns en beslutat taxa är en förutsättning för att avgift skall kunna tas ut. Om en kommun tar ut avgifter för kopior av allmänna handlingar är den bunden av den inom kommunalrätten gällande självkostnadsprincipen enligt 8 kap. 3c § kommunallagen (1991:900).

Beslutet ska skickas till

Samtliga nämnder/styrelser och kommunala bolag i Skara kommun.

Kommunledningskontoret