Samlingsförvaltningspolicy för stifts- och landsbiblioteket, forskaravdelningen

Innehållsförteckning

Inledning

Gamla biblioteket, Forskaravdelningen förvärvar, förvaltar och tillgängliggör information. Förvaltningen av samlingarna är ett ansvarstagande som innebär att verksamheten ständigt måste arbeta för att bevara, hantera och utveckla samlingarna för att hålla dessa relevanta samt möjliggöra deras långsiktiga bevarande. Denna policy utgör ett ställningstagande för detta område och berör inte folkbiblioteksverksamheten i Nya biblioteket.

Profil

Stifts- och landsbiblioteket utgör en del av den kommunala verksamheten i Skara kommun och har en lång tradition av biblioteksverksamhet. Verksamheten har historiskt sett fungerat, och fungerar i viss mån fortfarande, som ett centrum för lokalhistorisk forskning och släktforskning. Det är därför lämpligt att dess profilområden utgörs av områdena kulturmiljö, kulturarv, arkeologi, konsthistoria, teologi och släktforskning, begränsat inom det geografiska området Västergötland och mer specifikt, Skaraborg.

Förvärv

För att fortsätta vara en levande och aktuell kulturinstans ska Forskaravdelningen verka för att samla in och förvärva objekt som kompletterar och stärker samlingen. Syfte med insamling och förvärv ska vara att befästa och stärka arkivets och bibliotekets uppdrag och profil.

Följande gäller vid övervägande om förvärv:

• Objekt eller samling som övervägs som förvärv ska svara mot Forskaravdelningens uppdrag och profil, samt bedömas komplettera eller stärka den permanenta samlingen.
• Arkivet och biblioteket ska endast ta emot objekt eller samlingar om det finns tillräckliga resurser för att bevara och förvalta objektet eller samlingen på ett tillbörligt sätt.
• Forskaravdelningen ska vara restriktiva när det kommer till att ta emot objekt eller samlingar där donatorn/givaren ställer krav eller restriktioner kring användandet.
• Beroende på upphovsrätt ska arkivet och biblioteket äga fullständig rätt att reproducera och tillgängliggöra objekt t.ex. genom fotografering eller digitalisering.
• Nyförvärv får inte ske på bekostnad av redan förvärvade eller förvaltade objekt i samlingarna.
• Forskaravdelningen ska vid förvärv kunna se över och utföra åtgärder för att se till så att objekt eller samlingen förvaras på sätt som främjar långsiktigt bevarande.
• Forskaravdelningen ska ha resurser för att kunna katalogisera och förteckna nyförvärv.

Deaccession och gallring

Stifts- och landsbiblioteket och Forskningsavdelningen ska verka för att vara en trovärdig och stark aktör gentemot kommunen och offentligheten. Då verksamheten finansieras av kommunala medel har Forskningsavdelningen en skyldighet att se till så att det material som förvaltas är tillgängligt, relevant, och uppdaterat samt att samlingarnas vård upprätthålls. För att uppnå detta behöver Stift- och landsbiblioteket kunna avyttra objekt från samlingarna. Avyttring kan ske genom gallring eller genom deaccession, permanent avyttring respektive avyttring på annat sätt.

Primärt ska avyttring ske vid källan, vilket innebär att verksamheten inte ska ta in objekt eller samlingar som inte svarar mot verksamhetens uppdrag och profil.

En avyttring genom gallring eller deaccession kan bli aktuell om:

• Objektet saknar relevans i förhållande till bibliotekets uppdrag och profilområden.
• Objektet är överflödigt, överrepresenterat eller en duplett.
• Autenticiteten, proveniensen eller äktheten hos ett objekt är tvivelaktig eller bedöms vara falsk.
• Ny information kring objektets förvärvsomständigheter har uppkommit.
• Objektet utgör en risk för övriga objekt i samlingen och/eller utgör en hälso- och säkerhetsrisk för personal.
• Objektet bedöms vara i så dåligt skick att det inte längre har något historiskt-, vetenskapligt-, estetiskt- eller informationsvärde och där det inte längre finns någon bevarandemöjlighet.
• Verksamheten saknar de tekniska resurser som krävs för att förvalta objektet på ett ansvarsfullt sätt.
• Objektet har digitaliserats eller elektronisk upplaga tillhandahålls och objektet är inte på något sätt unikt material

Tillgänglighet

Stifts- och landsbiblioteket, Forskningsavdelningens samlingar ska vara tillgängliga för såväl myndighetens tjänstemän som offentligheten. Genom tillgängliggörande bistår verksamheterna till att sprida information och kunskap inom verksamheternas profilområden. Tillgängliggörandet ska ske på ett, för samlingarna, hållbart sätt för att säkra kommande generationers möjlighet att använda sig av samlingarna. Tillgänglighet ska därför beredas med utgångspunkt i samlingarnas fortsatta bevarande. Hur tillgänglighet bereds ska vara en avvägning som sker utifrån varje objekts unika karaktär.

Bevarande

Forskningsavdelningen har ett etiskt ansvar att vårda och bevara förvärvade samlingar samt inlånade objekt för att bromsa nedbrytningsprocesser. Bevarandet av samlingarna är ett långsiktigt och permanent uppdrag och all samlingsrelaterad verksamhet ska därför vägledas av respekt för varje individuellt objekt eller samlings fysiska och kulturella integritet och autenticitet. Bevarandet av samlingarna ska huvudsakligen ske genom preventiva åtgärder.

All personal som hanterar samlingar och objekt eller arbetar i lokaler där samlingar förvaras bör ha en grundläggande kunskap om hantering av kulturarvsobjekt.

Revidering

Ses över vid behov.