Instruktion för kommundirektören

Innehållsförteckning

Bakgrund

Enligt 7 kap 1 § kommunallagen (2017:725) ska kommunstyrelsen utse en direktör som ska ha den ledande ställningen bland de anställda och vara chef för den förvaltning som finns under kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen får besluta att kommundirektören har en annan benämning.

Kommunstyrelsen ska, enligt 7 kap 2 § kommunallagen, besluta om en instruktion som fastställer hur direktören ska leda förvaltningen under kommunstyrelsen. Instruktionen ska också fastställa direktörens övriga uppgifter.

Syfte med instruktionen

Syftet med denna instruktion är att tydliggöra arbets- och rollfördelningen mellan kommundirektören och kommunstyrelsen samt mellan kommundirektören och kommunstyrelsens ordförande. Syftet är också att tydliggöra arbets- och rollfördelningen mellan kommundirektören och andra förvaltningschefer. Därtill kommundirektörens förhållande till de aktiebolag Skara kommun har ett ägande i.

Denna instruktion kompletterar kommunstyrelsens delegationsförteckning. Delegationsförteckningen reglerar formell beslutanderätt medan denna instruktion beskriver kommundirektörens ansvar och uppdrag. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion är inte några delegationsbeslut utan är ren verkställighet om inte delegation särskilt skrivits ut.

Allmänt om styrelsens uppgift

Styrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning.

Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet (ledningsfunktion). Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala företag, stiftelser och kommunalförbund.

Styrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen (styrfunktion).

Styrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna följa upp de fastställda målen och återrapportera till full-mäktige (uppföljningsfunktion).

Styrelsen ansvarar för i styrelsens reglemente angivna uppgifter jämte sådana uppgifter som inte lagts på annan nämnd (särskilda uppgifter). Härutöver ansvarar styrelsen för de uppgifter som framgår av kommunallagen (2017:725), KL, och annan lagstiftning.

Styrelsen ansvarar för beslut om samordning mellan nämnderna och gränsdragning mellan nämndernas kompetens. Styrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls.

Instruktion

Kommunens ledande tjänsteman

Kommundirektören har sitt uppdrag ifrån kommunstyrelsen och är kommunens ledande tjänsteman.

Kommundirektören har det yttersta ansvaret för att lägga förslag till och verkställa kommunstyrelsens beslut.

Kommundirektören ska säkerställa att den kommunala verksamheten bedrivs på ett sådant sätt att gällande lagstiftning följs.

Kommundirektören ska i sitt arbete sörja för att den kommunala verksamheten bedrivs i enlighet med av kommunfullmäktige beslutade mål och riktlinjer, att givna budgetramar hålls samt i enlighet med kommunstyrelsens beslutade mål, riktlinjer och styrmodell.

Kommundirektören ska säkerställa att alla kommunens verksamheter arbetar i enlighet med politiska beslut.

Kommundirektören ska följa upp, utvärdera och utarbeta förslag om riktlinjer för ägarstyrningen av de kommunala bolagen. Kommundirektören ska ha ansvar för att kontrollera utförandet av delegerade verksamheter och projekt.

Kommundirektören arbetar både med majoritet och med minoritet i kommunstyrelsen och kan föra samtal med alla politiska partier som finns representerade i kommunen. Formella uppdrag till kommundirektören kan dock endast ges av kommunstyrelsen.

I kommundirektörens arbetsuppgifter ingår att tydliggöra principerna för styrning, ledning, uppföljning, utvärdering och kontroll. Kommundirektören ansvarar även för att ta nödvändiga initiativ för kommunstyrelsens ansvar att ha uppsikt över övriga nämnder och gemensamma nämnders verksamhet.

Det ingår också att fastställa en ledningsorganisation (kommundirektörens ledningsgrupp) för kommunen och en ledningsorganisation för kommunledningsförvaltningen. Dessutom ingår att tydliggöra och verka för roll- och uppgiftsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstemän.

Kommundirektören ska kontinuerligt hålla kommunstyrelsen informerad i frågor som har betydelse för styrelsens ansvar och ställningstagande.

Direktören har som chef för förvaltningen även ansvaret för personalen och budget m.m. inom förvaltningen. I detta inbegrips även att ansvara för att förvaltningen bedrivs i enlighet med gällande lagar och föreskrifter.

Kommundirektören är Skara kommunkoncerns ledande tjänsteperson och chef över kommunens förvaltningschefer. Kommundirektören leder kommundirektörens ledningsgrupp och den särskilda VD-gruppen. Denna roll innebär att, utifrån ett helhetsperspektiv, samordna kommunen och de kommunala bolagen i syfte att nå kommunens beslutade vision och mål samt att nyttja kommunkoncernens gemensamma resurser på ett optimalt sätt. Ledningsgruppen ska, men inte uteslutande, syfta till att samordna och utveckla strategiska kommunövergripande och gemensamma uppgifter.

Kommundirektören ska hålla sig informerad om verksamheten i kommunens bolag.

Kommunstyrelsen och dess utskott

Kommundirektören är ytterst ansvarig för beredningen av ärenden till kommunstyrelsen och dess utskott men kan överlåta till andra att ansvara för föredragning av ärenden. För ärenden som kommer från annan nämnd eller bolagsstyrelse har kommundirektören ansvar för att komplettering sker vid behov med yttrande och beslutsförslag, till exempel med avseende på finansiering eller laglighet av förslagen. Kommundirektörens yttrande efterfrågas särskilt i de fall yttranden och förslag från nämnder och bolag m.fl. inte är samstämmiga.

Kommunstyrelsen kan alltid lägga fram förslag med eget underlag till beslut. Kommunstyrelsens ordförande har också möjlighet att lägga ett ordförandeförslag.

Kommundirektören har närvaro- och yttranderätt i kommunstyrelsen och dess utskott.

Kommunfullmäktige

Kommundirektören ska som huvudregel närvara vid kommunfullmäktiges sammanträden.

Kommundirektören och förvaltningscheferna

Kommundirektören är chef och lönesättande för förvaltningscheferna. Kommundirektören svarar för arbetsgivarrollen gentemot förvaltningschefer och för att de i sina uppdrag också beaktar kommunövergripande frågor, styrdokument, beslut och anlägger ett koncernperspektiv.

I arbetsgivarrollen ligger också att anställa och avveckla förvaltningschefer. I dessa fall ska samråd ske med presidiet för respektive nämnd och presidiet för kommunstyrelsen som dokumenteras skriftligt. Kommunstyrelsen ska också informeras. Kommundirektören fattar dock beslutet självständigt.

Samtidigt svarar förvaltningscheferna för sina respektive verksamheter gentemot sina nämnder.

Kommundirektören har ingen beslutanderätt i nämndernas verksamhet.

Personalansvar

Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning och därtill för Skara kommuns förvaltningschefer.

Kommundirektörens ansvar för relationen mellan politiker och tjänstepersoner

Kommundirektören ska verka för en tydlig roll- och uppgiftsfördelning mellan förtroendevalda och tjänstepersoner. I denna uppgift ligger bl.a. lagens krav på saklighet och opartiskhet för tjänstepersoner

Kontakter med massmedia och övriga externa kontakter

Kommundirektören ska verka för att det i hela den kommunala förvaltningen finns den öppenhet i bemötande av massmedia och allmänhet som gäller med utgångspunkt från bland annat offentlighetsprincipen.

I kommundirektörens uppgift ingår att ansvara för strategiska utvecklingsfrågor där kontakter med följande parter ingår som ett naturligt led:

• näringsliv
• länsstyrelse
• andra kommuner
• region
• övriga regionala och statliga organ, samt
• medborgare och organisationer

Kommunledningsförvaltningen

Förvaltningsledning

Kommundirektören är chef för kommunledningsförvaltningen.

Anställning av personal

Kommundirektören anställer direkt underställd personal.

Organisationsförändringar

Kommundirektören delegeras rätten att fatta beslut om organisationsförändringar inom kommunstyrelseförvaltningen. Kommunstyrelsen ska dock hållas informerad om planerade förändringar.

Delegation och attesträtt

Delegation och attesträtt utöver denna instruktion framgår av separat delegationsordning samt attestförteckning och kontroll av ekonomiska transaktioner.

Kommundirektören arbetar i enlighet med den delegationsordning som kommunstyrelsen fastställt. Delegationsordningen reglerar formell beslutanderätt medan denna instruktion beskriver kommundirektörens ansvar och uppdrag. Detta innebär att kommundirektören ska:

• Fatta beslut i de ärenden där kommunstyrelsen i delegationsordning uppdragit åt kommundirektören att besluta,
• Säkerställa att delegationsordningen följs, att delegationsordningen är aktuell och korrekt samt vid behov ta initiativ till ändringar i delegationsordningen
• Säkerställa att beslut som meddelats enligt delegationsordningen anmäls till kommunstyrelsen, och
• Ansvara för att i de fall kommundirektören gett uppdrag till annan anställd inom kommunen att besluta att denna anmäler beslut i behörig ordning.

Kommundirektörens medarbetar- och lönesamtal

Kommundirektörens medarbetar- och lönesamtal leds av kommunstyrelsens ordförande. Ordföranden beslutar också om kommundirektörens lön.

Kommundirektörens roll avseende plats och organisation

Direktören har en drivande roll för att utveckla och effektivisera kommunens organisation och verksamheter och ansvara för ledning och samordning vid kris. Direktören har också en roll i utvecklingen av kommunen som ort och geografiskt område.

Kommundirektörens roll avseende nämndsorganisation

Kommundirektören ska arbeta för att tydliggöra och upprätthålla roll- och ansvarsfördelning mellan nämndsordföranden och förvaltningschefer. Detta ska ske genom att initiera utbildningsinsatser och genom att säkerställa forum för dialog mellan förtroendevalda och tjänstepersoner.

Biträdande kommundirektör

I syfte att underlätta vid de tillfällen ordinarie kommundirektör har semester, är på tjänsteresa eller av andra anledningar inte har möjlighet att leda verksamheten utses en biträdande kommundirektör av kommunstyrelsen. Denne/denna agerar utifrån mandatet som kommundirektör endast då ansvaret skriftligen delegerats av kommundirektören.

Krisberedskap och krisledning i fredstid och höjd beredskap

Kommundirektören ska ansvara för ledning och samordning i händelse av kris, allvarlig störning, extraordinär händelse i fredstid och vid höjd beredskap. Kommundirektören är föredragande för krisledningsnämnden i fredstid och föredragande för kommunstyrelsen vid höjd beredskap.

Kommundirektören är ansvarig för kommunens förebyggande krisberedskap som inkluderar bland annat kommunens övergripande process för risk och sårbarhetsanalyser samt kontinuitetsplanering av kommunens samhällsviktiga verksamhet.