Reglemente för kultur- och fritidsnämnden

Innehållsförteckning

Utöver vad som föreskrivs om nämnder i kommunallagen, gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Kultur- och fritidsnämndens grunduppdrag

Kultur- och fritidsnämnden arbetar för ett rikt kultur- och idrottsutbud, där ett attraktivt kultur- och föreningsliv med ideella krafter skapar en trygg och gemensam plattform.

Kultur- och fritidsnämnden stödjer också det civila samhället, som bär upp en stor del av kommunens kultur- och fritidsliv.

Kultur- och fritidsnämndens övergripande uppgifter

Verksamhetsområde

1 § Kultur- och fritidsnämnden har till uppgift att utveckla och främja kulturlivet, biblioteksverksamheten, idrotts- och friluftslivet i kommunen.

Kultur- och fritidsnämnden skall leda och samordna nämndens verksamhet.

Kultur- och fritidsnämndens övriga verksamheter

Ekonomisk förvaltning

2 § Nämnden skall underhålla och förvalta den lösa egendomen inom nämndens förvaltningsområde.

Nämnden får besluta att fördela budgetmedlen inom verksamhetsområdet på sätt som nämnden anser lämpligt inom ramen för direktiv och riktlinjer.

Nämnden skall verka för att utveckla och samordna ekonomiadministrationen.

Personalpolitiken

3 § Nämnden är anställningsmyndighet för all personal inom nämndens verksamhetsområde.

Nämnden handhar frågor, som rör förhållandet mellan nämnden som arbetsgivare och dess arbetstagare, i den mån dessa inte ankommer på kommunstyrelsen. I detta ansvar ingår bland annat att:

• ansvara för att fastställda program och planer inom det personalpolitiskaområdet förverkligas,
• tillämpa centrala och lokala samverkansavtal i medbestämmande och arbetsmiljöfrågor samt förhandla på nämndens vägnar enligt 11 – 14 och 38 §§ lagen om medbestämmande i arbetslivet,
• verka för att utveckla personaladministrationen.

Uppgifter enligt speciallagstiftning

4 § Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för kommunens folkbibliotek (Stifts- och landsbiblioteket) enligt bibliotekslagen (2013:801).

Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för lotteriärenden enligt Spellagen (2018:1138).

Övrig verksamhet

5 § Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för den kommunala kultur- och fritidsverksamheten som dessutom omfattar

• forskaravdelning (person- och lokalhistorisk forskning)
• allmänkultur
• barnkulturgrupp
• verksamhetsstöd till kulturell- och fritidsverksamhet
• bidrag till studieförbund
• friluftsliv
• verksamheterna vid Vilans fritidsområde samt övriga kommunens anläggningar och lokaler för fritidsverksamhet - i huvudsak speciallokaler för idrott och friluftsliv - och besluta om upplåtelse av dessa
• utvecklingen av brukarinflytande inom sitt verksamhetsområde.

Kultur- och fritidsnämnden skall:

• med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som gäller kultur- och fritidsverksamhet i kommunen samt ta de initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade
• organisera och ansvara för kultur- och fritidsaktiviteter inom nämndensverksamhetsområde dels i egen regi, dels genom främjande av den verksamhet som bedrivs av i kommunen verksamma föreningar och organisationer genom nära samarbete med dessa
• inom ramen för av kommunfullmäktige beviljade anslag och fastställda normer fördela bidrag till föreningar och organisationer samt kontrollera användningen av sådana bidrag. Vissa av bidragen kan nämnden i sin tur delegera till ansvariga tjänstemän för handläggning samt upprättning av avtal samt utbetalning
• vara kommunens kontaktorgan med Stiftelsen Västergötlands museum
• ägna uppmärksamhet åt utformning och utsmyckning av offentliga platser och byggnader samt verka för bevarande av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader och anläggningar
• i samråd med ideella organisationer och föreningar inom kommunen särskilt utveckla barn och ungas möjligheter till fritidsaktiviteter och träffpunkter
• söka tillgodose behovet av anläggningar och lokaler för kultur- och fritidsverksamhet
• stödja och medverka till utveckling av kultur- och idrottsturism
• avge yttranden i plan- och byggärenden, som remitteras till nämnden
• även utan föregående remiss följa aktuella plan- och byggnadsfrågor och därvid, om nämnden finner det påkallat, till vederbörande myndighet framföra sina synpunkter
• dela ut kommunens kulturstipendium, byggnadsvårdspris, ungdomsledarstipendium samt stipendium för förtjänstfulla insatser
• årligen upprätta förslag till budget och flerårsplan för nämndens verksamhetsområde
• lämna information om sin verksamhet. Nämnden utgör remissorgan i frågor som hänskjuts till nämnden för yttrande. I övrigt skall kultur- och fritidsnämnden handlägga av kommunfullmäktigeöverlämnade ärenden samt verka för samarbete med övriga kommunala organ.

Nämnden skall verka för regelreformering och regelförenkling inom sitt verksamhetsområde.

Nämnden har rätt att bokföringsmässigt avskriva fordringar inom sitt eget verksamhetsområde.

Personuppgiftsansvar

6 § Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunstyrelsens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.

Kultur- och fritidsnämnden är personuppgiftsansvarig enligt Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning för behandlingen av de personuppgifter som nämnden för i sin verksamhet.

Delegering från kommunfullmäktige

7 § Nämnden får besluta i följande grupper av ärenden:

• organisation av verksamheten inom de riktlinjer kommunfullmäktige fastställt och där nämnden är anställningsmyndighet
• får hyra ut eller eljest upplåta anläggningar och lokaler, som tillhör kommunen och som faller under nämndens ansvarsområde
• fastställa hyres- och platsavgifter för alla som hyr tid i anläggningar under nämndens ansvarsområde samt skolornas gymnastikhallar som nämnden får hyra ut samt utfärda ordningsföreskrifter för anläggningarna

Kultur- och fritidsnämnden får själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd samt får - i sådana mål och ärenden där nämnden själv för talan - träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord och sluta annat avtal.

Uppdraget avser endast ärenden som ej är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt.

Ansvar och rapporteringsskyldighet

8 § Kultur- och fritidsnämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente.

Kultur- och fritidsnämnden skall till fullmäktiges möte under november månad rapportera hur verksamheten utvecklas samt hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

I uppföljningen skall särskilt redovisas av kommunfullmäktige delegerade uppgifter och särskilda uppdrag som givits av fullmäktige.

Kultur- och fritidsnämndens arbetsformer

Sammansättning

9 § Kultur- och fritidsnämnden består av nio ledamöter och nio ersättare.

Mandattiden är fyra år fr o m den 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige i hela riket ägt rum. Bland ledamöterna väljer kommunfullmäktige en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande.

Ersättarnas tjänstgöring

10 a § Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe.

En ledamot, som inställer sig under ett pågående sammanträde, har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen.

En ersättare, som har börjat tjänstgöra, har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

Även de ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna.

10 b § Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans bör senast sju dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

11 § En ledamot eller ersättare, som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.

En ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

Inkallande av ersättare

12 § En ledamot, som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall snarast anmäla detta till kultur- och fritidsnämndens sekreterare eller annan anställd vid kultur- och fritidsnämndens kansli, som kallar ersättare. Den ersättare kallas som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.

Ersättare för ordföranden

13 § Om varken ordföranden eller någon av vice ordförandena kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till tjänsteåren äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgörings-tid som ledamot, skall den äldste av dem vara ordförande.

(Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.)

Sammanträden

Tidpunkt

14 § Kultur- och fritidsnämnden bestämmer dag och tid för sammanträdena. Sammanträde skall hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs.

Kallelse

15 § Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelsen skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen.

Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen.

I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.

När varken ordföranden eller en vice ordföranden kan kalla till sammanträde, skall den till tjänsteåren äldste ledamoten göra detta. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, skall den äldste av dem fullgöra uppgiften.

Ordföranden

16 § Det åligger kultur- och fritidsnämndens ordförande att:

• med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamhetensutveckling och effektivitet samt att ta initiativ i dessa frågor,
• främja samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och kommunensövriga nämnder samt,
• representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall.

Justering av protokoll

17 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.

Reservation

18 § Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen skall ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

Delgivning

19 § Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen, nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Undertecknande av handlingar

20 § Avtal, andra handlingar och skrivelser, som beslutas av nämnden (skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av någon anställd som nämnden bestämmer). Nämnden kan även delegera till förvaltningschef eller enhetschef.

I övrigt bestämmer nämnden vem som skall underteckna handlingar.

Presidieberedning

21 § De ärenden som skall avgöras av kultur- och fritidsnämnden i dess helhet skall beredas av presidiet om beredning behövs.

Presidiet bestämmer dag och tid för sina sammanträden. Protokoll bör ej föras från presidieberedningarna.

Övrigt

Närvarorätt

22 § Vid nämndens sammanträde får i den mån ej nämnden i särskilt fall annat beslutar, sekreteraren, förvaltningschefen, enhetschefer samt controller närvaramed rätt att delta i överläggningar. Personalföreträdare får närvara och delta i överläggningar vid behandling av ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess anställda.

Kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträde och delta i överläggningar men inte i besluten.

Övrigt närvarande skall nämnden besluta om.