Reglemente för kultur- och fritidsnämnden

Innehållsförteckning

Utöver vad som föreskrivs om nämnder i kommunallagen, gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Kultur- och fritidsnämndens grunduppdrag

Kultur- och fritidsnämnden arbetar för ett rikt kultur- och idrottsutbud, där ett attraktivt kultur- och föreningsliv med ideella krafter skapar en trygg och gemensam plattform.

Kultur- och fritidsnämnden stödjer också det civila samhället, som bär upp en stor del av kommunens kultur- och fritidsliv.

Kultur- och fritidsnämndens övergripande uppgifter

Verksamhetsområde

1 § Kultur- och fritidsnämnden har till uppgift att utveckla och främja kulturlivet, biblioteksverksamheten, idrotts- och friluftslivet i kommunen.

Kultur- och fritidsnämnden ska leda och samordna nämndens verksamhet.

Kultur- och fritidsnämndens övriga verksamheter

Ekonomisk förvaltning

2 § Nämnden ska underhålla och förvalta den lösa egendomen inom nämndens förvaltningsområde.

Nämnden får besluta att fördela budgetmedlen inom verksamhetsområdet på sätt som nämnden anser lämpligt inom ramen för direktiv och riktlinjer.

Nämnden ska verka för att utveckla och samordna ekonomiadministrationen.

Personalpolitiken

3 § Nämnden är anställningsmyndighet för all personal inom nämndens verksamhetsområde.

Nämnden handhar frågor, som rör förhållandet mellan nämnden som arbetsgivare och dess arbetstagare, i den mån dessa inte ankommer på kommunstyrelsen. I detta ansvar ingår bland annat att:

• ansvara för att fastställda program och planer inom det personalpolitiska området förverkligas,
• tillämpa centrala och lokala samverkansavtal i medbestämmande och arbetsmiljöfrågor samt förhandla på nämndens vägnar enligt 11 – 14 och 38 §§ lagen om medbestämmande i arbetslivet,
• verka för att utveckla personaladministrationen.

Uppgifter enligt speciallagstiftning

4 § Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för kommunens folkbibliotek (Stifts- och landsbiblioteket) enligt bibliotekslagen (2013:801).

Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för lotteriärenden enligt Spellagen (2018:1138).

Övrig verksamhet

5 § Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för den kommunala kultur- och fritidsverksamheten som dessutom omfattar

• forskaravdelning (person- och lokalhistorisk forskning)
• allmänkultur
• barnkulturgrupp
• verksamhetsstöd till kulturell- och fritidsverksamhet
• bidrag till studieförbund
• friluftsliv
• verksamheterna vid Vilans fritidsområde samt övriga kommunens anläggningar och lokaler för fritidsverksamhet - i huvudsak speciallokaler för idrott och friluftsliv - och besluta om upplåtelse av dessa
• utvecklingen av brukarinflytande inom sitt verksamhetsområde.

Kultur- och fritidsnämnden ska:

• med uppmärksamhet följa utvecklingen i de frågor som gäller kultur- och fritidsverksamhet i kommunen samt ta de initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade
• organisera och ansvara för kultur- och fritidsaktiviteter inom nämndensverksamhetsområde dels i egen regi, dels genom främjande av den verksamhet som bedrivs av i kommunen verksamma föreningar och organisationer genom nära samarbete med dessa
• inom ramen för av kommunfullmäktige beviljade anslag och fastställda normer fördela bidrag till föreningar och organisationer samt kontrollera användningen av sådana bidrag. Vissa av bidragen kan nämnden i sin tur delegera till ansvariga tjänstemän för handläggning samt upprättning av avtal samt utbetalning
• vara kommunens kontaktorgan med Stiftelsen Västergötlands museum
• ägna uppmärksamhet åt utformning och utsmyckning av offentliga platser och byggnader samt verka för bevarande av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla byggnader och anläggningar
• i samråd med ideella organisationer och föreningar inom kommunen särskilt utveckla barn och ungas möjligheter till fritidsaktiviteter och träffpunkter
• söka tillgodose behovet av anläggningar och lokaler för kultur- och fritidsverksamhet
• stödja och medverka till utveckling av kultur- och idrottsturism
• avge yttranden i plan- och byggärenden, som remitteras till nämnden
• även utan föregående remiss följa aktuella plan- och byggnadsfrågor och därvid, om nämnden finner det påkallat, till vederbörande myndighet framföra sina synpunkter
• dela ut kommunens kulturstipendium, byggnadsvårdspris, ungdomsledarstipendium samt stipendium för förtjänstfulla insatser
• årligen upprätta förslag till budget och flerårsplan för nämndens verksamhetsområde
• lämna information om sin verksamhet. Nämnden utgör remissorgan i frågor som hänskjuts till nämnden för yttrande. I övrigt ska kultur- och fritidsnämnden handlägga av kommunfullmäktigeöverlämnade ärenden samt verka för samarbete med övriga kommunala organ.

Nämnden ska verka för regelreformering och regelförenkling inom sitt verksamhetsområde.

Nämnden har rätt att bokföringsmässigt avskriva fordringar inom sitt eget verksamhetsområde.

Personuppgiftsansvar

6 § Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunstyrelsens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.

Kultur- och fritidsnämnden är personuppgiftsansvarig enligt Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning för behandlingen av de personuppgifter som nämnden för i sin verksamhet.

Delegering från kommunfullmäktige

7 § Nämnden får besluta i följande grupper av ärenden:

• organisation av verksamheten inom de riktlinjer kommunfullmäktige fastställt och där nämnden är anställningsmyndighet
• får hyra ut eller eljest upplåta anläggningar och lokaler, som tillhör kommunen och som faller under nämndens ansvarsområde
• fastställa hyres- och platsavgifter för alla som hyr tid i anläggningar under nämndens ansvarsområde samt skolornas gymnastikhallar som nämnden får hyra ut samt utfärda ordningsföreskrifter för anläggningarna

Kultur- och fritidsnämnden får själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd samt får - i sådana mål och ärenden där nämnden själv för talan - träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord och sluta annat avtal.

Uppdraget avser endast ärenden som ej är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt.

Ansvar och rapporteringsskyldighet

8 § Kultur- och fritidsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente.

Kultur- och fritidsnämnden ska till fullmäktiges möte under hösten rapportera hur verksamheten utvecklas samt hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

I uppföljningen ska särskilt redovisas av kommunfullmäktige delegerade uppgifter och särskilda uppdrag som givits av fullmäktige.

Kultur- och fritidsnämndens arbetsformer

Sammansättning

§ 9

Kultur- och fritidsnämnden består av nio ledamöter och nio ersättare.

Mandattiden är fyra år från och med den 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige i hela riket ägt rum.

Bland ledamöterna väljer kommunfullmäktige en ordförande, en vice ordförande och en andre vice ordförande.

Tidpunkt för sammanträden

§ 10

Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra
sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det
eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra
sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller
ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice
ordförandena.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller
tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och
ersättare snarast underrättas om beslutet.

Kallelse

§ 11

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När
varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den
som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera
ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara
ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

Offentliga sammanträden

§ 12

Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.

Sammanträde på distans

§ 13

Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdes handlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordförande avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

Närvarorätt

§ 14

Vid nämndens sammanträde får i den mån ej nämnden i särskilt fall annat beslutar, sekreteraren och förvaltningschefen närvara med rätt att delta i överläggningar. Personalföreträdare får närvara och delta i överläggningar vid behandling av ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess anställda.

Kommunalråd och kommunstyrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens
sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot
av styrelsen denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden
beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i
nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar.

Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.

Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

Ordföranden

§ 15

Det åligger kultur- och fritidsnämndens ordförande att

1. leda kultur- och fritidsnämndens arbete och sammanträden,
2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente,
3. kalla ersättare
4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden
   vid behov är beredda,
5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i kultur- och fritidsnämnden
6. bevaka att kultur- och fritidsnämndens beslut verkställs.

Härutöver åligger det nämndens ordförande att

1. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för kommunens utveckling och ekonomiska intressen samt effektiviteten i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor,
2. främja samverkan mellan kultur- och fritidsnämnden och kommunens övriga nämnder
3. representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall.

Presidium

§ 16

Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande.

Vice-ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda
sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

De ärenden som ska avgöras av kultur- och fritidsnämnden i dess helhet ska beredas av presidiet om beredning behövs.

Presidiet bestämmer dag och tid för sina sammanträden.

Ersättare för ordföranden och vice ordförandena

§ 17

Om varken ordföranden eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till tjänsteåren äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid som ledamot, ska den äldste av dem vara ordförande.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

Förhinder

§ 18

En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid kommunkansliet. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra

Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring

§ 19

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt in i ledamotens ställe.

Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den ordning som har bestämts av kommunfullmäktige.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkats, får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

Jäv och avbruten tjänstgöring

§ 20

En ledamot eller ersättare, som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende, får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts.

En ledamot, som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat majoritetsförhållandet mellan partierna.

Yrkanden

§ 21

När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.

Deltagande i beslut

§ 22

En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.

En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.

Reservation

§ 23

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

§ 24

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Kungörelse och tillkännagivande av föreskrifter med mera

§ 25

Styrelsen och nämnderna ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

Nämnderna ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig

Delgivningsmottagare

§ 26

Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen, nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Undertecknande av handlingar

§ 27

Avtal, skrivelser och andra handlingar som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av en vice ordförande och kontrasigneras av någon anställd som nämnden bestämmer.

Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämndens lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.