Reglemente för nämnden för service och teknik

Innehållsförteckning

Reglemente för Skara-Götene gemensamma nämnd för service och teknik

Skara och Götene kommuner har beslutat att från och med den 1 januari 2015 inrätta en gemensam nämnd för service och teknik. Skara kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Skara kommuns organisation.

Utöver vad som följer av lag gäller detta reglemente och det mellan kommunerna ingångna samverkansavtalet om den gemensamma nämnden.

Skara-Götene gemensamma nämnd för service och teknik fullgör kommunernas uppgifter i enlighet med detta reglemente och tillhörande avtal.

Nämndens grunduppdrag

Skara och Götene kommuners gemensamma nämnd har till uppdrag att på ett kvalitativt och effektivt sätt ta till vara på och utveckla gemensamma resurser inom verksamheterna gata/park, fastighetsservice och kost. Nämndens uppdrag är att ge kommunernas verksamheter och deras medborgare en professionell, ändamålsenlig och kostnadseffektiv service.

Övergripande uppgifter för Skara-Götene gemensamma nämnd för service och teknik

Ledningsfunktionen

1 § Skara-Götene gemensamma nämnd för service och teknik är Skara och Götene kommuners politiska organ för gemensam ledning och samordning av verksamhet enligt detta reglemente i Skara och Götene kommuner. Nämnden har ansvar för verksamheternas utveckling och ekonomiska ställning i Skara och Götene kommuner.

Nämnden ska med ledning av de mål, ramar och riktlinjer som kommunfullmäktige ställer upp styra, leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde samt svara för uppföljning och utvärdering

Nämnden ska bevaka att dess budget följs samt att mål, riktlinjer och ansvar som kommunfullmäktige fastlagt följs och att se till att nämndens löpande förvaltning bedrivs effektivt.

Medlemskommunernas ambitionsnivåer inom nämndens olika verksamhetsområden kan variera. Det ska dock finnas en strävan att så långt som möjligt samordna kommunernas verksamheter inom nämndens ansvarsområde för att uppnå gemensamma effektivitets- och kvalitetsförbättringar.

Huvudsakliga verksamhetsområden för nämnden för service och teknik

2 § Nämnden för service och teknik ska på ett kvalitativt och effektivt sätt ta till vara och utveckla kommunernas gemensamma resurser inom nedanstående verksamhetsområden.

Verksamhetsområden

Nämnden för service och teknik ansvarar för

• Parkförvaltning och parkdrift, ansvarar för projektering, anläggning, drift och underhåll av kommunernas lekplatser, parker, åar, bäckar, skogar och naturområden.
• Gatuförvaltning och gatudrift. Nämnden är väghållare för kommunernas gatunät och ansvarar för projektering, anläggning, drift och underhåll av kommunernas gator, vägar, broar, kollektivtrafikanläggningar, allmänna platser, gatubelysning och torghandel.
• Skötsel av kommunernas markområden och obebyggda fastigheter med undantag av områden där skötsel är reglerad i jordbruksarrendeavtal eller andra avtal.
• Fastighetsförvaltning och fastighetsdrift. Till fastighetsdrift hör administration av gemensam elmäklare för kommunerna. I uppdraget ingår att bistå övriga kommunala verksamheter med specialistkompetens gällande fastighetsförvaltning
• Götene kommun har också möjlighet att ha egna tillagningsenheter inom vård- och omsorgsverksamheten
• Lokalvårdsverksamhet
• Posthantering
• Investeringsprojekt inom ovanstående verksamheter
• Skara kommuns behov av kommunjägare.

Nämnden ska aktivt samråda med berörda kommunala nämnder i de samverkande kommunerna samt med andra myndigheter och med enskilda organisationer.

Nämnden ska utföra ovanstående uppgifter i enlighet med kommunstyrelsens planer i tillämpliga fall. Det vill säga i de fall kommunstyrelsen har uppdraget att ta fram planer med flera dokument.

Kommunerna ska, så långt det är möjligt, initiera planer med flera dokument på ett tidigt stadie i budgetprocessen så att nämnden för service och teknik erhåller eventuella nödvändiga medel för planernas genomförande och även får tid att planera uppgiften.

Nämnden skall ansvara för det som rör nämndens verksamhetsområden när det gäller hantering av olika typer av remisser, bidragsansökningar, grävningstillstånd, medborgarförslag och andra medborgarfrågor samt politiska motioner.

Nämndens övriga verksamheter

Ekonomisk förvaltning

3 § Den gemensamma nämnden ska i sin verksamhet främja en god ekonomisk hushållning i de samverkande kommunerna.

Nämnden skall underhålla och förvalta kommunernas fasta egendom samt den lösa egendomen inom tekniska nämndens förvaltningsområde.

Nämnden får besluta att fördela budgetmedlen inom verksamhetsområdet på sätt som nämnden anser lämpligt inom ramen för direktiv och riktlinjer.

Nämnden skall verka för att utveckla och samordna ekonomiadministrationen

• Gata-Park finansieras via kommunbidrag
• Fastighetsverksamheten finansieras genom hyror
• Lokalvården finansieras genom avtal med övriga nämnder
• Kostverksamheten finansieras genom avtal med övriga nämnder
• Post finansieras via kommunbidrag.

Personalpolitiken

4 § Den gemensamma nämndens personal är anställd av Skara kommun. Nämnden är anställningsmyndighet för all personal inom nämndens verksamhetsområde utom förvaltningschefen som anställs av kommunstyrelsen i Skara kommun efter samråd med kommunstyrelsen i Götene kommun.

Nämnden handhar frågor som rör förhållandet mellan nämnden som arbetsgivare och dess arbetstagare, i den mån dessa inte ankommer på kommunstyrelsen. I detta ansvar ingår bland annat att förhandla på nämndens vägnar enligt 11-14 och 38 §§ lagen om medbestämmande i arbetslivet och kommunens samverkansavtal.

Uppgifter enligt speciallagstiftning

5 § Nämnden fullgör de trafikuppgifter som avses i 1 § lagen (1978:234) om nämnder för vissa trafikfrågor.

Nämnden ansvarar för kommunens parkeringsövervakning enligt lagen om kommunal parkeringsövervakning (1987:24).

Nämnden ansvarar för gaturenhållning och renhållning i övrigt utomhus där allmänheten får färdas fritt. Lagen (1998:814) med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning.

Nämnden ansvarar för frågor om undantag från skyldighet att svara för gångbanerenhållning som kan ha ålagts fastighetsinnehavare.

Övrig verksamhet

6 § Den gemensamma nämnden för service och teknik ansvarar för att verksamheten följs upp och utvärderas. Åtgärder ska vidtas vid behov.

Den gemensamma nämnden för service och teknik ska

• följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde samt ta de initiativ och framlägga de förslag som nämnden finner påkallade
• avge yttranden i ärenden, som remitteras till nämnden
• årligen upprätta förslag till budget och flerårsplan för nämndens verksamhetsområde. Budgeten för den gemensamma nämnden upprättas av Skara kommun efter samråd med Götene kommun (8 kap. 4 § kommunallagen)
• se till att nämndens löpande förvaltning bedrivs effektivt
• lämna information om sin verksamhet
• lämna förslag till fullmäktige på taxor och kommunala föreskrifter inom sitt verksamhetsområde.

Den gemensamma nämnden för service och teknik ansvarar för

• det lokala trafiksäkerhetsarbetet i kommunerna
• handläggning av bidrag till enskilda vägar och samfälligheter.

Den gemensamma nämnden ska också:

• även utan föregående remiss följa aktuella miljö-, plan- och byggfrågor och därvid, om nämnden finner det påkallat, till vederbörande myndighet framföra sina synpunkter
• till vederbörande nämnd anmäla sådana förhållanden som kan anses kräva åtgärder för ökad trafiksäkerhet samt svara för information, anordna kurser och andra arrangemang i dessa frågor
• främja hushållningen av energi inom nämndens ansvarsområde
• utveckla brukarinflytandet inom verksamhetsområdet
• ansöka om statsbidrag i samband med ny-, om, och tillbyggnader.

Nämnden avger yttrande angående sådana lokala trafikföreskrifter som annan myndighet beslutar.

Nämnden får genom avtal eller på annat sätt (till exempel medelst ledningsrättslagen) tillförsäkra kommunerna rätt till servitut, ledningsrätt eller nyttjanderätt i annan tillhörig fastighet och medverka till ändring eller upphävande av sålunda tillkommen rätt.

I övrigt ska nämnden handlägga av kommunfullmäktige överlämnade ärenden.

Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de typer av behandlingar som är gemensamma för hela kommunen, enligt vad som angivits i kommunstyrelsens registerförteckning enligt artikel 30 i dataskyddsförordningen.

Den gemensamma nämnden för service och teknik är personuppgiftsansvarig enligt Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning för behandlingen av de personuppgifter som nämnden för i sin verksamhet.

Nämnden ska verka för regelreformering och regelförenkling inom sitt verksamhetsområde.

Nämnden har rätt att bokföringsmässigt avskriva fordringar inom sitt verksamhetsområde.

Den gemensamma nämnden för service och teknik ingår i de samverkande kommunernas organisationer vid kris.

Delegering från fullmäktige

7 § Den gemensamma nämnden för service och teknik ska tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente.

Nämnden får besluta om organisation av verksamheten inom de riktlinjer kommunfullmäktige fastställt och där nämnden är anställningsmyndighet.

Nämnden får själv eller genom ombud föra talan i alla mål och ärenden som rör nämndens verksamhetsområde och som inte samtidigt berör annan nämnd samt får - i sådana mål och ärenden där nämnden själv för talan - träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord och sluta annat avtal.

Uppdraget avser endast ärenden som ej är av principiell beskaffenhet eller i övrigt av större vikt. Nämnden får utarrendera, hyra ut eller annars upplåta fastighet som tillhör kommunerna och som faller under nämndens förvaltning. I principiella fall ska samråd ske med kommunstyrelsen i berörd kommun.

Ansvar och rapporteringsskyldighet

8 § Nämnden ska till fullmäktige i Skara kommun vid sammanträdet i samband med delårsrapporten under hösten rapportera hur verksamheten utvecklas samt hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. Nämnden ska minst två gånger per år till fullmäktige i Götene kommun rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

I uppföljningen ska särskilt redovisas av kommunfullmäktige delegerade uppgifter och särskilda uppdrag som givits av fullmäktige.

Arbetssätt

9 § Nämnden ska bedriva arbetet så att utrymme skapas för diskussion om övergripande strategiska frågor inom nämndens verksamhet.

Nämnden svarar gentemot massmedia med flera för information om nämndens verksamhet.

Arbetsformer för den gemensamma nämnden för service och teknik

Tidpunkt för sammanträdet

10 § Den gemensamma nämnden för service och teknik sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.

Nämnden sammanträder varannan gång i Skara kommun och varannan gång i Götene.

Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet.

Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

Kallelse

11 § Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelse får ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.

I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt.

Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.

Offentliga sammanträden

12 § Nämnden får besluta om offentliga sammanträden. Offentliga sammanträden får inte hållas i ärenden som avser myndighetsutövning eller i vilka det förekommer uppgifter som omfattas av sekretess.

Sammanträde på distans

13 § Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast 3 dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.

Närvarorätt

14 § Vid nämndens sammanträde får i den mån ej nämnden i särskilt fall annat beslutar, sekreteraren och förvaltningschefen närvara med rätt att delta i överläggningar.

Kommunstyrelsens ordförande i de samverkande kommunerna har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Nämnd får därutöver medge ledamot av kommunstyrelsen i respektive kommun denna rätt. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

Härutöver får nämnden medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar.

Även anställd i kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.

Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.

Sammansättning

15 § Den gemensamma nämnden för service och teknik består av tio ledamöter och tio ersättare, varav fem ledamöter och fem ersättare utses av kommunfullmäktige i Skara kommun och fem ledamöter och fem ersättare utses av kommunfullmäktige i Götene kommun.

Ersättarna ska komma från majoriteten och oppositionen i respektive kommun.

Mandattiden är fyra år från och med den 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige i hela riket ägt rum.

I uppdraget att vara ledamot av nämnden ingår att delta i de möten som kommunfullmäktige kallar till.

I början av varje mandatperiod utser nämnden de ledamöter eller ersättare som ska representera nämnden i olika organ i de samverkande kommunerna.

Ordföranden

16 § Nämndens ordförande utses ur Skara kommuns majoritet av kommunfullmäktige i Skara kommun bland dem som valts till att ingå i nämnden av Skara kommun.

Det åligger ordföranden

1. att leda nämndens arbete och sammanträden,
2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente,
3. kalla ersättare,
4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda,
5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden,
6. bevaka att nämndens beslut verkställs,
7. främja samverkan mellan den gemensamma nämnden för service och teknik och de samverkande kommunernas övriga nämnder
8. med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamhetens utveckling och effektivitet samt att ta initiativ i dessa frågor
9. representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i ett särskilt fall

Presidium

17 § Nämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande och tredje vice ordförande.

Första vice ordförande utses ur Götene majoritet av Skara kommun på förslag från Götene kommun.

Andra vice ordföranden utses ur Skaras opposition av Skara kommun.

Tredje vice ordföranden utses ur Götene opposition av Skara kommun på förslag från Götene kommun.

Vice ordföranden har funktion som ordförandens ställföreträdare. Nämnden representeras av ordföranden och vice ordföranden om inte ordföranden beslutar annorlunda.

Viceordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.

Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

18 § Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.

Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

Förhinder

19 § En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller någon annan anställd vid nämndens kansli. Kansliet ska underrätta den ersättare som står i tur om att denne ska tjänstgöra.

Ersättarnas tjänstgöring

20 § Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska i första hand en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.

Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.

En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde till tjänstgöring framför annan ersättare oberoende av turordningen, om denne tjänstgör inom sitt eget parti och kommun.

Jäv, avbruten tjänstgöring

21 § En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får tjänstgöra igen endast om inplacerad tjänstgörande ersättare tillhör annat parti eller kommun.

Yrkanden

22 § När nämnden förklarat överläggningen i ett ärende avslutad, går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till, om inte nämnden enhälligt beslutar att medge det.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt.

Deltagande i beslut

23 § En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.

En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.

Reservation

24 § Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Justering av protokoll

25 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.

Nämndens protokoll ska anslås på varje samverkande kommuns anslagstavla. Nämndens sekretariat har ansvar för att kontrollera när nämndens protokoll har anslagits på de olika anslagstavlorna.

Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.

26 § Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.

Nämnderna ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.

Delgivning

27 § Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar.

Undertecknande av handlingar

28 § Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren. Vid förfall för ordföranden inträder vice ordföranden och vid förfall för denne den ledamot som styrelsen utser.

Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar. Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

Beredning av ärenden

29 § En ledamot i nämnden får begära att kommunstyrelserna i berörda kommuner ska höras i ett ärende som är av principiell betydelse eller av större vikt.

Presidieberedning

30 § De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet ska beredas av presidiet om beredning behövs.

Presidiet bestämmer dag och tid för sina sammanträden.