Reglemente för arvoden och ersättningar till förtroendevalda, mandatperioden 2022-2026

Innehållsförteckning

Inledning

1 § Inledande bestämmelser

1.1 Förtroendeuppdrag som omfattas av bestämmelserna

Detta reglemente gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 § kommunallagen.

Bestämmelserna gäller även för annan som genom beslut av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd utsetts att företräda kommunen och inte erhåller annan ersättning för detta uppdrag.

Vid avflyttning från kommunen upphör valbarheten. Fullmäktige kan på den enskildes begäran besluta att den förtroendevalde får behålla uppdrag under återstoden av mandatperioden.

1.2 Ersättningsformer

Ersättning till förtroendevald i kommunalt organ betalas ut i form av:

• årsarvode och begränsat arvode
• sammanträdesarvode
• förlorad arbetsinkomst och motsvarande
• förlorade pensions- och semesterförmåner
• ersättningar för särskilda kostnader, resekostnadsersättning och traktamente.

1.3 Tillämpning

Med kommunalt organ menas:

• kommunfullmäktige
• av kommunfullmäktige tillsatt beredning
• kommunstyrelsen och annan kommunal nämnd
• av kommunstyrelsen eller av annan kommunal nämnd tillsatt beredning eller utskott
• revisor.

Ersättningar utgår från riksdagsmannaarvodet. Riksdagsledamöternas arvoden fastställs årligen den 1 november av Riksdagens arvodesnämnd. I Skara kommun ska de nya beloppen tillämpas fr.o.m. den 1 januari året efter höjningen, med undantag för valår då de nya beloppen också ska tillämpas för de nyvalda som tillträder före årsskiftet.

2 § Ersättningsberättigade sammanträden och förrättningar

Tjänstgörande ledamöter och ersättare, närvarande ersättare och andra förtroendevalda som medgetts närvarorätt har rätt till ersättning för sammanträden enligt vad som närmare anges i 5-11 §§.

Ersättningsberättigat sammanträde och förrättning är:

a) Fullmäktige, fullmäktigeberedning, kommunstyrelsen och övriga nämnder, nämndutskott, nämndberedningar, presidiemöte i fullmäktige och nämnder, revisorernas sammanträden.

b) Sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper.

c) Konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson/fadder, studieresa, kurs eller liknande som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget efter beslut av nämnd eller för fullmäktigeledamot beslut av kommunstyrelsen eller för revisor beslut av revisionen. Helt sammanträdesarvode utbetalas även till kallad ersättare.

d) Förhandling eller förberedelse inför förhandling med personalorganisation eller annan motpart till kommunen.

e) Överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det organ den förtroendevalde själv tillhör och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget efter beslut av nämnd.

f) Sammankomst med kommunalt samrådsorgan, intressentsammansatt organ och stiftelse.

g) Överläggning med utomstående myndighet eller organisation och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget efter beslut av nämnd.

h) Fullgörande av granskningsuppgift för revisionsuppdrag.

i) Partigruppernas utbildningsdagar, 3 heldagar eller 6 halvdagar per år. Utbildningen ska omfatta minst 8 timmar för heldag och 4 timmar för halvdag. Gäller även styrelseledamot i bolag som samtidigt inte har annat kommunalt uppdrag. Vid halvdagar betalas halvt arvode ut. Sammanträdesarvode betalas även ut till kallad ersättare. Program med tema/innehåll och tidsomfattning samt deltagarlista ska lämnas till kommunledningskontoret i anslutning till att utbildningen genomförts.

j) Central eller regional konferens och utbildning som anordnas av politiskt parti och som berör kommunal verksamhet. 3 ersättningsdagar per år och parti. Endast ersättning för förlorad arbetsinkomst. Sammanträdesarvode och reseersättning utbetalas inte.

k) Ordinarie ledamots deltagande i styrelsens/nämndens verksamhetsområde högst 2 dagar per kalenderår.

Arvoden

3 § Årsarvode

Följande förtroendevalda har rätt till årsarvode enligt den fördelning som fullmäktige beslutat:

• Kommunstyrelsens ordförande.
• Kommunstyrelsen förste vice ordförande.
• Kommunstyrelsens andre vice ordförande.
• Barn- och utbildningsnämndens ordförande.
• Omsorgsnämndens ordförande.

3.1 Omfattning

Årsarvodet omfattar i huvudsak följande arbetsuppgifter:

a) Deltagande i löpande ledningsarbete, planerings- och samordningsfrågor, tillfälliga styrgrupper, justering av protokoll, undertecknande av handlingar.

b) Information, kontakter och mottagning för allmänheten och andra, representation och medverkan i andra sammanhang där kommunen företräds.

3.2 Fördelning

Kommunstyrelsens ordförande har heltidsuppdrag och erhåller som årsarvode 90 % av riksdagsledamöternas månadsarvoden x 12 månader.

Kommunstyrelsens förste vice ordförande erhåller som årsarvode 35 % av riksdagsledamöternas månadsarvoden x 12 månader.

Kommunstyrelsens andre vice ordförande har heltidsuppdrag och erhåller som årsarvode 75 % av riksdagsledamöternas månadsarvoden x 12 månader.

Kommunstyrelsens ordförande och andre vice ordförande erhåller inget arvode för andra kommunala uppdrag eller i bolag som till minst 50 % är ägt av Skara kommun, med undantag för fullmäktiges sammanträden.

För kommunstyrelsens förste vice ordförande utbetalas inte arvode, ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller sammanträdesarvode för uppdrag inom kommunstyrelsens verksamhetsområde.

Uppdraget som barn- och utbildningsnämndens ordförande ersätts med ett årsarvode om 45 % av riksdagsledamöternas månadsarvoden x 12 månader. Sammanträdesersättning utbetalas inte för uppdrag inom nämndens verksamhetsområde. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utbetalas inte.

Uppdraget som omsorgsnämndens ordförande ersätts med ett årsarvode om 45 % av riksdagsledamöternas månadsarvoden x 12 månader. Sammanträdesersättning utbetalas inte för uppdrag inom nämndens verksamhetsområde. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utbetalas inte.

Uppdragen för kommunstyrelsens förste vice ordförande, barn- och utbildningsnämndens ordförande och omsorgsnämndens ordförande utgör minst 50 % av heltidstjänst.

3.3 Särskilda bestämmelser

Förtroendevald med årsarvode ska beredas arbetsrum på respektive förvaltning.

För förtroendevald med årsarvode gäller särskilda bestämmelser om pension och avgångsersättning som fullmäktige beslutat genom särskilt styrdokument.

För förtroendevalda med uppdrag på heltid eller minst 40 % av heltid, d.v.s. har ett årsarvode, gäller endast 3 § samt 9 - 13 §§.

För omsorgsnämndens ordförande, barn och utbildningsnämndens ordförande, och kommunstyrelsens 1:e vice ordförande gäller 6 § för uppdrag utanför deras respektive nämnder.

Kommunstyrelsens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande, barn- och utbildningsnämndens ordförande och omsorgsnämndens ordförande är försäkrade enligt de allmänna försäkringsvillkoren för TFA-KL samt speciellt beslutade försäkringsvillkor om TFA-KL efter central överenskommelse.

Om kommunstyrelsens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande, barn- och utbildningsnämndens ordförande eller omsorgsnämndens ordförande på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrade att fullgöra sina uppdrag tillämpas samma regelverk som för anställd personal i kommunen, dvs. lag om sjuklön och kollektivavtalet Allmänna Bestämmelser (AB).

Om ordföranden i kommunstyrelsen p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid och ersättare utses enligt bestämmelserna i kommunstyrelsens reglemente, erhåller ersättaren arvode, som motsvarar tjänstgöringstiden. Om ersättare utsetts bestämmer kommunstyrelsen ersättningens storlek.

Avgår kommunstyrelsens ordförande, förste vice ordförande, andre vice ordförande, barn- och utbildningsnämndens ordförande eller omsorgsnämndens ordförande under tjänstgöringsperioden, fördelas arvodet mellan den som innehar uppdraget och den som inträder i stället, i förhållande till den tid, var och en av dem innehaft uppdraget.

4 § Begränsat arvode till ordförande, vice ordförande och revisorer m.fl.

Förtroendevald som inte har uppdrag på hel- eller deltid (årsarvode) har rätt till begränsat arvode enligt den fördelning som fullmäktige beslutat.

Om kommunens nämndorganisation förändras under mandatperiod på sådant sätt att det påverkar arbetsfördelning eller ansvarsområden för de förtroendevalda som erhåller begränsat arvode, ska anpassning av arvodesbeloppen göras.

I samband med valen till styrelser och nämnder ska de politiska partierna anmäla vilken ledamot av kommunfullmäktige som utsetts till gruppledare för respektive parti.

4.1 Omfattning

Det begränsade arvodet omfattar huvudsakligen ersättning för följande arbetsuppgifter:

a) Deltagande i löpande ledningsarbete, planerings- och samordningsfrågor, tillfälliga styrgrupper, presidiemöten, justering av protokoll, undertecknande av handlingar.

b) Information, kontakter och mottagningar för allmänheten och andra, representation och medverkan i andra sammanhang där kommunen företräds.

Arbetsuppgifterna gäller i tillämpliga delar även för vice ordförandena. I övrigt gäller 5 §.

4.2 Fördelning

I förteckningen nedan anges det begränsade arvodet uttryckt i procent av det för året gällande månadsarvodet till riksdagsledamöterna.

1. Ersättning som gruppledare i fullmäktige och ordförande eller vice ordförande i fullmäktige ska utgå samtidigt i de fall båda uppdragen uppehålls av samma person.
2. Villkor är att partiet måste ha plats i kommunfullmäktige.
3. Betalas ut två ggr per år; juni och september.
4. Med ekonomiska föreningar och stiftelser avses stiftelsen Skara Skolscen, Riksbyggens kooperativa hyresrättsförening Skara Äldrehem ekonomisk förening och stiftelsen Herman Hallgrens minnesfond.

4.3 Särskilda bestämmelser

Förtroendevald med begränsat arvode är berättigad till sammanträdesarvode för sammanträde i den instans man är berättigad till begränsat arvode för.

Sammanträdesarvode utbetalas inte för överförmyndaren vid uppdrag inom verksamhetsområdet.

För revisorer gäller särskilda förutsättningar som huvudsakligen framgår av god revisionssed. Om uppdrag överlappar vid ny mandatperiod så ges arvode för det uppdrag som väger tyngst.

Om förtroendevald med begränsat arvode är sjuk och inte kan fullgöra uppdraget under en sammanhängande tid som överstiger två månader görs ett avdrag för den överhängande tiden med så stor del av arvodet som motsvarar denna tid. Exempelvis ger en sjukdomstid om fyra månader följande beräkning: Begränsat arvode – (2/12 x begränsade arvodet).

5 § Arvode för sammanträden

Förtroendevalda har rätt till sammanträdesarvode med 1,4 % av månadsarvodet till riksdagsledamöterna. Närvarande men inte tjänstgörande ersättare erhåller helt sammanträdesarvode vid närvaro under rena nämnds- och kommunstyrelsesammanträden.

Till samtliga tjänstgörande fullmäktigeledamöter utbetalas alltid sammanträdesarvode. Ersättning till närvarande men inte tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige utbetalas inte.

Nämndordförande, som inte är ledamot i fullmäktige samt ledamöter i revisionen, erhåller sammanträdesarvode vid närvaro i fullmäktiges sammanträden.

Arvodet innefattar även förberedelse inför sammanträde, efterarbete, protokolljustering samt omkostnader som inte täcks på annat sätt.

Högst två sammanträdesarvoden kan utgå per dag även om ledamoten eller ersättaren deltar i flera sammanträden. För att två sammanträdesarvoden ska betalas ut måste minst två av sammanträdena avse olika verksamheter.

Förtroendevald som erhåller begränsat arvode har inte rätt till sammanträdesarvode för de arbetsuppgifter som omfattas av det begränsade arvodet. Arvode kan dock utgå för uppdrag i annan nämnd.

Ersättning för förlorad arbetsinkomst, förlorad pensionsförmån och särskilda arbetsförhållanden

6 § Ersättning för förlorad arbetsinkomst

6.1 Arbetstagare

Ersättning för förlorad arbetsinkomst utbetalas till förtroendevalda som är arbetstagare med högst 6 % av riksdagsledamöternas arvoden.

Intyg om förlorad arbetsinkomst ska vara styrkt av den förtroendevaldes arbetsgivare eller behörig person att företräda arbetsgivaren – exempelvis löneförrättare.

Tolkningsfrågor avseende förlorad arbetsinkomst för arbetstagare är delegerat till kommunens kanslichef.

6.2 Egna företagare och fria yrkesutövare

Ersättning för förlorad arbetsinkomst utbetalas till förtroendevalda som är egen företagare eller fria yrkesutövare motsvarande något av följande alternativ med i normalfallet högst 6 % av riksdagsledamöternas arvoden:

• Inlämnade av uppgifter om månadsinkomst. Förlorad arbetsinkomst ska vara styrkt av revisor eller annan utomstående.
• Senast taxerad inkomst från näringsverksamhet.
• Schablonberäknad årsinkomst på 40 % av arvodet till riksdagsledamot. Schablonbelopp tillämpas efter beslut av kommunstyrelsens personalutskott.

Föreligger särskilda skäl kan beloppet och från vilken dag uppgift om ändrad arbetsinkomst ska börja tillämpas, på den förtroendevaldes begäran, avgöras av kommunstyrelsens personalutskott efter överläggningar med den förtroendevalde.

6.3 Arbetssökande

Ersättning för förlorad arbetslöshetsersättning utbetalas till förtroendevalda som är arbetssökande på samma sätt som ersättning för förlorad arbetsinkomst.

6.4 Förtydliganden

Ersättningsfrågan kan, på den förtroendevaldas begäran, avgöras av kommunstyrelsens personalutskott efter överläggningar med den förtroendevalda. Utbetalning av ersättningar för förlorad arbetsinkomst får inte grundas på uppgift äldre än ett år.

Med förlorad arbetsinkomst likställs ekonomiska förmåner som semester, föräldraledigt, kompensationsledighet och arbetstid som senare inarbetas. Pension räknas inte som arbetsinkomst.

Ersättning för förlorad arbetsförtjänst baseras på den faktiska tid man tvingats vara frånvarande eller tjänstledig från arbete.

Förtroendevald som är helt ledig från sin tjänst och därmed inte får någon lön från sin arbetsgivare har inte rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst för tid som man är ledig. Det samma gäller för förtroendevald som tagit partiell och generell tjänstledighet.

Anmälan om ändrad arbetsinkomst tillämpas fr.o.m. den dag uppgiften inkommit till kommunen, med undantag för uppgift om retroaktiv lön med anledning av sent träffad löneöverenskommelse. Sådan uppgift tillämpas från det datum som anges i löneöverenskommelsen. Ersättning för förlorad arbetsinkomst inkluderar semesterförmån enligt semesterlagen.

7 § Ersättning för förlorad pensionsförmån

Förtroendevald har rätt till ersättning för förlorad pensionsförmån med högst det belopp fullmäktige beslutat. Beslut gällande pension presenteras i separat styrdokument.

8 § Särskilda arbetsförhållanden

Rätten till ersättning för förlorad arbetsförtjänst och pensionsförmån omfattar tid för resa till och från sammanträdet eller motsvarande och tid för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande.

Rätten till ersättning för förlorad arbetsförtjänst och pensionsförmån omfattar nödvändig ledighet för förtroendevalda med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande.

Ersättning för kostnader

9 § Resekostnader

För resa inom kommunen för att delta i sammanträde, eller motsvarande, har förtroendevalda, om den sammanlagda resvägen överstiger 5 kilometer, rätt till reseersättning enligt de bestämmelser som gäller för kommunens arbetstagare.

För deltagande i sammanträde eller motsvarande utom kommunen har förtroendevald rätt till reseersättning och traktamente enligt de bestämmelser som gäller för kommunens arbetstagare.

Vid avflyttning från kommunen enligt § 1 prövar kommunfullmäktige frågan om reseersättning.

Den längsta ersättningsberättigade resan är avståndet från den fasta bostaden till sammanträdes-/förrättningsplatsen. Om särskilda skäl föreligger kan kommunstyrelsens personalutskott medge att ersättning beräknas från annan plats.

10 § Barntillsyn

Förtroendevalda, som har behov av barntillsyn till följd av deltagande i sammanträde eller motsvarande, har rätt till ersättning med belopp och på sätt som fullmäktige beslutat.

Ersättning för kostnader för barntillsyn utbetalas med den styrkta faktiska kostnaden. När barn vistas i barnomsorgen betalas ersättning med maximalt 165 kr per timme inkl. sociala kostnader.

Ersättning betalas inte för tillsyn, som utförs av egen familjemedlem och inte heller för tid barn normalt till följd av vårdnadshavarnas ordinarie arbete eller sysselsättning vistas i barnomsorgen.

11 § Övriga kostnader

För andra kostnader till följd av deltagande i sammanträde eller motsvarande, än som avses i 9 - 10 §§, betalas ersättning om den förtroendevalda kan visa att särskilda skäl föreligger.

Ersättningar för övriga kostnader kan t.ex. vara kostnader som föranleds av uppdraget vid vård och tillsyn av funktionshindrad person, som vistas i den förtroendevaldes bostad.

Funktionshindrad förtroendevald kan ha särskilda kostnader för att kunna fullgöra uppdraget. Häri kan ingå kostnader för resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning av handlingar.

Tolkning och tillämpning

12 § Tolkning av bestämmelserna

Frågor kring reglementets tolkning och tillämpning avgörs av kommunstyrelsens personalutskott. Vid osäkerhet kring tillämpningen åligger det ansvarig chef att hänföra frågan till kommunstyrelsens personalutskott för avgörande.

13 § Tillämpningsföreskrifter och preskriptionsregler

För att få ersättning enligt 6-11 §§ ska den förtroendevalda yrka ersättning för sina förluster eller kostnader. Förluster eller kostnader ska anmälas till fullmäktiges eller nämndens sekreterare eller till annan som utsetts att ta emot dem senast 6 månader efter ersättningstillfälle har skett. Yrkande ska dock framställas senast den 31 december det kalenderår för vilket anspråket på ersättningen gäller.

Arvodet enligt 3-4 §§ betalas ut utan anmälan. Arvode enligt 5 § betalas ut efter anmälan.

Årsarvoden och begränsat arvode betalas ut med en tolftedel per månad. Övriga ersättningar betalas ut en gång per månad. Utbetalning per månad sker efter det att yrkande inlämnats som ska skrivas under av den förtroendevalda och attesteras.

Närmare föreskrifter angående rutiner för utbetalning av ersättningar meddelas av kommunledningsförvaltningen.

Bilagor:

Bilaga 1 Tolkning och lathund till reglemente för arvoden och ersättningar till förtroendevalda mandatperioden 2023-2026.