Riktlinjer för evenemang

Innehållsförteckning

Bakgrund och nuläge

I Skara finns en rik historia och en unik kultur med stora möjligheter att nyttja i arbetet med att skapa attraktiva evenemang, såväl av externa arrangörer som av aktörer inom kommunen.

I Skara kommuns utvecklingsstrategi för en hållbar tillväxt ska Skara vara framstående i Skaraborg och Västsverige, såväl som boendekommun som besöksmål. För att stärka kommunens attraktionskraft ska satsningar göras på platsutveckling, upplevelser och ett varierat utbud för både invånare och besökare. Målet är att vara en attraktiv besöksdestination året om.

I Delregional utvecklingsstrategi för Skaraborg 2030 ges exempel på tillgången till det rika utbudet av upplevelser, aktiviteter och mötesplatser inom en timmes hållbar resa. Skaraborgs attraktivitet främjas genom att vi gemensamt skapar förutsättningar för möjligheten att ta del av högkvalitativa upplevelser inom besöksnäring och kultur.

I kommunens kommunikationsstrategi anges den långsiktiga riktningen för hur vi tillsammans ska stärka och tydliggöra bilden av Skara som en plats att besöka, verka i och bo på samt att utveckla Skara kommun som en kommunikativ organisation, såväl internt som externt.

De här riktlinjerna ska ge ett konkret stöd för arbetet med evenemang i Skara kommun. Här förtydligas hur evenemangsutbudet ska planeras och utvecklas på ett hållbart och målinriktat sätt samt vilka evenemang kommunen ska prioritera. Riktlinjerna ska också vara vägledande för organisation och finansiering kring de evenemang som arrangeras.

Evenemangsorganisation

För att säkerställa effektiv implementering och framgångsrikt genomförande av evenemang i kommunen har en evenemangsorganisation arbetats fram. Följande grupper bedöms behövas för att på ett framgångsrikt sätt kunna driva arbetet med evenemang i Skara framåt: Styrgrupp evenemang och projektgrupp evenemang.

Styrgrupp evenemang

Deltagare

• Förvaltningschef från kultur- och fritidsförvaltningen
• Ordförande i MEGA+
• Tillväxtchef
• HR- och kommunikationschef
• Förvaltningschef för service och teknik
• Verksamhetsutvecklare/evenemangsamordnare

Ansvarsområden

• Ansvara för strategisk planering och hantering av evenemang i enlighet med riktlinjer för evenemang
• Besluta om evenemang samt ekonomiskt stöd och övriga resurser för evenemang. Styrgruppen beslutar i samråd med berörda verksamheter kring bemanning.
• Att tillsätta aktuell projektgrupp

Projektgrupp evenemang

Deltagare

• Verksamhetsutvecklare/evenemangsamordnare
• Representanter tillsätts av styrgruppen

Ansvarsområden

• Sammanställning av evenemang som presenteras för styrgruppen årligen
• Arbeta proaktivt och långsiktigt gällande evenemangsutbudet
• Samordna resurser och nätverka inom kommun, näringsliv och föreningsliv samt samarbeta med andra kommuner
• Dialog med blåljuspersonal
• Löpande inventera evenemangsutrustning och -platser
• Verktyg för evenemangsarbetet
• Marknadsföring av Skara som arrangörsort till externa aktörer
• Medarrangör vid stora evenemang som skapar turistekonomiska effekter

Vad ska uppnås?

Kommunen ska erbjuda ett rikt utbud av evenemang som ska bidra till såväl att fler väljer att besöka Skara som till en ökad stolthet hos alla som bor i kommunen. På lång sikt är avsikten också att locka fler till att bosätta sig i kommunen.

För att möta behov och intressen hos olika målgrupper är det viktigt att skapa ett mångfacetterat och nytänkande evenemangsutbud som är attraktivt och jämnt fördelat över hela året. Detta gäller lokala, regionala och nationella evenemang

För att Skara kommun ska engagera sig ekonomiskt och personellt i ett evenemang ska en samlad bedömning göras hur evenemanget bidrar till detta.

Evenemangspyramid

Evenemangspyramiden är ett verktyg för kategorisering och identifiering av kommunens olika evenemang. Det är ett sätt att beskriva förutsättningarna kopplat till evenemanget, vilka som gör vad och vilka insatser som behövs.

Nivå 1 - Nationella och större regionala

På denna nivå handlar idrotten om landskamper, svenska mästerskapstävlingar samt cuper som vuxit sig stora. Inom kultur och nöjen återfinns större festivaler, större gästspel, större profilerade utställningar, konserter på någon större arena samt shower och musikaler med många besökare. Mässor och kongresser med stort antal deltagare/besökare återfinns också på denna nivå. Åtskilliga hotellnätter av besökare och deltagare.

Nivå 2 - Regionala och större lokala

Evenemang där både besökare, deltagare och arrangörer kommer från Skara eller närliggande kommuner. Denna nivå bidrar med en god nivå på övernattningar.

Nivå 3 - Lokala

Lokala evenemang som i första hand utförs av lokala utövare där besökaren huvudsakligen bor i Skaras närområde.

När ett evenemang ska arrangeras

Efter beslut om evenemang är det viktigt med tydliga strukturer, det handlar om exempelvis frågor kring tillstånd, korrekt information och bemanning.

Så följer vi lagarna

Aktuell lagstiftning gäller alltid. Här följer några exempel på krav som är viktiga att förhålla sig till vid arbete med evenemang

• Hanteringen av personuppgifter vid exempelvis anmälningar, fotografering
• Tillgänglighet, såväl i kommunikationsinsatser som på den fysiska platsen.
• Upphovsrätt – exempelvis rutiner för inbetalningar till Stim

Hållbarhet

Kommuner har en central roll i genomförandet av de globala målen i Agenda 2030. I Skara kommuns miljöstrategi anges inriktning och målsättning för organisationens långsiktiga miljö- och hållbarhetsarbete. Här beskrivs det gemensamma arbetet för ett hållbart Skara, där alla, både företag, människor och olika organismer kan leva och må bra.

Finansiering

Finansieringen ska ses över vid varje evenemang som ska arrangeras – finns det exempelvis bidrag eller projektmedel att söka?

Kommunikation

Kommunikationsarbetet kopplat till evenemang ska följa kommunens kommunikationsstrategi och riktlinjer för kommunikationskanaler och grafisk profil. Kommunens grafiska profil ska alltid följas så långt det är möjligt. Vid frågor om den grafiska profilen kontaktas kommunikationsenheten.

Uppföljning och utvärdering

Uppföljning och utvärdering av evenemangens påverkan och effekt för kommunen är avgörande för att säkerställa en positiv utveckling av Skara som arrangörskommun. Riktlinjerna följs upp årligen och rapporteras om vid ordinarie delårsuppföljning och helårsredovisning.